Commissie BFT

Deze vergadering bekijkt u live of achteraf op de website: www.teylingen.tv

Van Trilokaal is het verzoek ontvangen om de motie Transparantie kosten inhuur externen toe te voegen aan de agenda. Tevens is van de CU het verzoek ontvangen om dit punt aan de agenda toe te voegen.

De heer Henk Schouten heeft zich aangemeld voor inspraak over het participatietraject Kagerzoom als secretaris van de Stichting Broek- en Simontjespolder, mede namens mw Corinna Vermeulen en mw Tessa Viragh, die ook deelnemen aan dit participatietraject.

De heer Robert Steen heeft zich aangemeld als inspreker namens een grote groep bezorgde Merenwijkers over de plannen/recreatieve ontwikkelingen van de Broek- en Simontjespolder

[Besluitvormend] Voor het verrichten van werkzaamheden verbonden aan het actualiseren van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) heeft de gemeente Teylingen voor de duur van 1 jaar een DVO afgesloten met de gemeente Katwijk. De einddatum van de DVO is 31 december 2017.
Het is voor de werkorganisatie HLTsamen efficiënter om voor de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen de werkzaamheden verbonden aan de BGT bij één partij onder te brengen. De gemeente Katwijk komt hiervoor in aanmerking. Zij verricht inmiddels al deze werkzaamheden naar tevredenheid voor de gemeente Teylingen. In principe zijn de aanbestedingsregels van toepassing op het laten uitvoeren van de BGT-werkzaamheden. De aanbestedingsregels zijn niet van toepassing als de gemeente Katwijk een zogenaamd uitsluitend recht wordt verleend. Voorafgaand aan het verlenen van het uitsluitend recht door het college dient de gemeenteraad een (procedure) verordening vast te stellen.

[Besluitvormend] Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en het financieel beheer. Door de ambtelijke fusie was een nieuwe aanbesteding noodzakelijk door de drie gemeentes Hillegom, Lisse, Teylingen en de HLT -organisatie. Voorstel is Baker Tilly Berk N.V. aan te wijzen als accountant voor de jaren 2017 en 2018 met de mogelijkheid tot verlenging voor de jaren 2019 en 2020 en de geheimhouding te bekrachtigen die door de Selectiecommissie gelegd is op de beoordelingsmatrix, de motivering op de kwaliteitscriteria en de overige aanbestedingsstukken. De commissie en raad moeten deze geheimhouding vervolgens bekrachtigen.

[Informerend/opiniërend] De notitie “digitale dialoog via sociale media” geeft een uitwerking van de motie digitale communicatie. Communicatieadviseur Renske van der Woerd geeft een toelichting op de notitie.

[Informerend] "In het presidium van 10 mei jl is, mede naar aanleiding van een vraag van Peter Scholten, nog voor de zomer een evaluatiemoment te plannen waarin GS de stand van zaken van de werkorganisatie HLTsamen kan toelichten. Dit is ook in lijn met het aanbod dat aan de drie raden is gedaan tijdens de kennismakingsavond op 14 februari jl. De presentatie wordt gegeven door de gemeentesecretaris en twee teamleidersvan HLTsamen.

[Doel: Besluitvormend]

De rekenkamercommissie Teylingen heeft onderzoek gedaan naar het gebruiksgemak van de gemeentelijke website. De rekenkamercommissie was benieuwd naar de ervaringen van inwoners en of zij gemakkelijk op de website kunnen vinden wat zij zoeken.
Wij stellen voor:

1. De aanbevelingen in het rekenkamerrapport Gebruiksgemak website gemeente Teylingen over te nemen;
   • Zorg voor meer overzicht op de website;
   • Verbeter de zoekfunctie en maak deze zichtbaarder;
   • Bedenk iets voor het vele doorklikken;
   • Maak actuele informatie meer inzichtelijk;
   • Betrek inwoners bij de inrichting van de website.
2. De aanbevelingen voor uitvoering in handen te stellen van het college;
3. Het college te verzoeken over de implementatie van de aanbevelingen aan de gemeenteraad te rapporteren voor 1 december 2017.

[Opiniërend/besluitvormend] Op 26 januari 2017 hebben de fracties VVD en CDA een motie ingediend voor het instellen van cameratoezicht op station Sassenheim en Voorhout. In de gemeenteraadsvergadering van 30 maart 2017 zijn diverse varianten aan de orde gekomen voor cameratoezicht en een bewaakte fietsenstalling. Naar aanleiding hiervan heeft de gemeenteraad aangegeven een integraal voorstel te willen ontvangen waarin de mogelijkheden van cameratoezicht, een bewaakte fietsenstalling en warm toezicht nader worden toegelicht. Op deze manier krijgen de raadsleden een volledig overzicht van de mogelijkheden die er zijn om vervolgens een goede afweging te kunnen maken. In bijgevoegde notitie staan deze varianten uitgewerkt.
Voorstel is om:

• De integrale notitie ‘Veiligheid stationsgebieden’ vast te stellen.
• Op basis van deze notitie voor station Sassenheim een bewaakte fietsenstalling te realiseren en hierop warm toezicht (d.m.v. beheer) toe te passen met als uitgangspunt de 07.00 uur tot 19.00 uur variant (goedkoopste variant). Onder voorbehoud van goedkeuring van de begroting 2018.
• Voor station Voorhout vooralsnog geen extra maatregelen te nemen dan de gebruikelijke zoals extra toezicht en preventieve acties.

[Opiniërend]
Politieke partijen proberen bij de verkiezingen zoveel mogelijk stemmen te verwerven voor de partij. Ze zetten hier communicatiemiddelen op in. De gemeente heeft bij raadsverkiezingen ook een communicatieve taak. Enerzijds de inwoners informeren over de verkiezingen en anderzijds kan een doel zijn de opkomst te bevorderen.
Opiniërende punten:
 - Welke doelstellingen kiezen we?
 - Welke doelgroepen kiezen we?
 - Suggesties voor communicatiemiddelen?
 - Welke samenstelling heeft de werkgroep die de plannen verder uitwerkt?
De uitkomsten van deze discussie worden aan de nog samen te stellen werkgroep meegeven als een soort kader voor de concrete uitwerking van activiteiten rondom de gemeenteraadsverkiezingen.

[Opiniërend] In november heeft de ChristenUnie in een motie gevraagd om de deelrapportage over Teylingen op te vragen (algemene stemmen aangenomen). Inmiddels ligt die deelrapportage er, alsmede de reactie van het College. De ChristenUnie heeft daar een aantal vragen bij en verzoekt dit punt te bespreken in de cie BFT.

Op de actielijst staan de lopende actiepunten weergegeven met de stand van zaken vanuit het college.

Op de langetermijnagenda (LTA) is de planning van de raadsstukken te zien. De onderwerpen met 1 of 2 sterren worden in de commissie geagendeerd als hamerstuk, tenzij een fractie na afloop van de voorafgaande fractievergadering aangeeft dit als bespreekstuk te willen agenderen (graag met motivering en aanduiding van de bespreekpunten).

[Opiniërend/besluitvormend] Het college heeft vanwege het economische en financiële belang van de gemeente geheimhouding opgelegd op de stukken. De commissie en raad moeten deze geheimhouding bekrachtigen.