- Locatie
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
- Voorzitter
- Carla G.J. Breuer
- Agenda documenten
Agendapunten
-
1
Besluit
De voorzitter heet de heer Verhoeff als aankomend fractievoorzitter GroenLinks van harte welkom in het presidium.
-
2
Besluit
Gezien de volle agenda en het krappe tijdbestek worden eerst de meest urgente agendapunten besproken.
-
3
- Is er behoefte aan visitekaartjes van de gemeente Teylingen voor raadsleden?
Besluit
Enkele fracties vinden visitekaartjes wel zinvol, zeker bij grensoverschrijdende evenementen.
De griffier gaat de mogelijkheden van maatwerk na.
Daarnaast wordt gekeken naar de digitale mogelijkheden met de QRcode en LinkedIn. -
4
Vragen raadsagenda 27 september 2018
- Het college heeft het collegewerkprogramma vastgesteld en aan de raad aangeboden. Dit met de uitnodiging aan de fracties om opvattingen over het werkprogramma aan het college kenbaar te maken.
Het college heeft als advies meegegeven om het collegewerkprogramma te agenderen voor de reguliere raad van 27 september. Het is aan het presidium om over de raadsagenda te besluiten en de commissievoorzitters/agendacie om over de commissieagenda’s te besluiten. Er kan immers voor gekozen worden om het werkprogramma te agenderen voor bijvoorbeeld de commissie BFT, voor alle commissies of, wat ook mogelijk is, een gezamenlijke commissievergadering uit te schrijven. Ook kan het presidium ervoor kiezen om het werkprogramma niet voor een reguliere raad te agenderen maar een aparte raadsvergadering uit te schrijven
Bijlagen
Besluit
Het presidium vindt het bespreken van het collegewerkprogramma een prima tussenstap en goed te combineren in de raadsvergadering omdat er dit keer weinig bespreekpunten zijn.
De gemeenteraad kan aanvullingen en een visie geven op de concrete besluitpunten; indien nodig kunnen deze nog worden verwerkt in de begroting. Bij de begroting heeft de raad een besluitbevoegdheid, het vaststellen van het collegewerkprogramma is een bevoegdheid van het college.
De griffier beschrijft de bedoeling van de behandeling in de raad inclusief de vraagstelling. -
5
Bijlagen
Besluit
Na het vaststellen van het collegeprogramma wordt de LTA geüpdatet.
De heer Nederstigt vindt het zorgelijk dat het lang duurt voordat moties worden afgehandeld.
Het is vaste afspraak dat moties middels een memo van het college afgehandeld worden. Daarmee is de afhandeling altijd terug te vinden via Ibabs. -
6
Waaraan is behoefte vwb communicatie rondom de begroting/begrotingsraad ? Te denken valt aan:
- Infographics met de uitgangspunten;
- inzetten online omgeving naast of ipv traditionele communicatie;
- begroting aanbieden aan raad tijdens persconferentie college;
- interviews met fractievoorzitters in lokale kranten/online media (voorafgaand of na afloop begrotingsraad?);
- anders
Besluit
Van de afdeling communicatie is Renske van der Woerd aanwezig om input van het Presidium op te halen.
Het presidium is voorstander van een digitale inzet en vraagt zich af of de interviews met de fractievoorzitters in de krant een toegevoegde waarde hebben.
Voorgesteld wordt om voort te borduren op de vijf thema's uit het raadsakkoord en de begroting volgens die systematiek op te stellen. Aan de hand die structuur een tweegesprek organiseren met inwoners organiseren en dat gebruiken voor op met name social media. Deze behandeling op thema vanuit het raadsprogramma is duidelijker voor de inwoners. Er komt een infographic over de begroting. De website Vitaal Teyingen wordt ingezet voor de communicatie.
Er is bij enkele fracties behoefte aan een hardcopy van de begroting. De griffier geeft aan dat er alternatieven zijn, bijvoorbeeld via een financieel dashboard zodat een pdf overbodig is en ook de toegankelijkheid /transparantie van financieel rapportages toe zal nemen.
Het nut en noodzaak van een persconferentie wordt besproken. De aanwezig pers geeft hierbij advies.
Besloten wordt dat een gezamenlijke persconferentie georganiseerd wordt indien mogelijk waarbij zowel aan het college als aan de fractievoorzitters vragen gesteld kunnen worden. De persconferentie voor het college is vastgesteld op 5 oktober a.s. tijdens de lunch; de raadsleden hebben een voorkeur voor een persconferentie aan het einde van de middag.
Nagegaan wordt of de persconferentie van het college kan worden verschoven naar de middag, zodat beide bijeenkomsten aansluiten. -
7
Bijlagen
Besluit
Hidde Verhoeve is lid van de Rekenkamer en geeft een toelichting op de opzet van de nieuwe Rekenkamercommissie. In afwachting op een mogelijke wijziging van de gemeentewet komt de mogelijkheid van een rekenkamerfunctie te vervallen. De rekenkamer wil daar nu al op anticiperen maar gestart wordt met de oude vorm. Er wordt een externe voorzitter gezocht. Daartoe wordt een profielschets opgesteld. Daarnaast staat de Rekenkamer positief tegen het samenwerken in regionaal cq HLTverband.
Het presidium stemt in met de voorgestelde aanpak. -
8
Volgend jaar wordt de benedenverdieping Voorhout aangepast aan de veiligheidseisen inclusief het aanpakken van de vloer. Hierbij wordt ook gekeken naar de inrichting van de raadzaal (bijvoorbeeld het kantelen van de indeling), meubilair/vloerbedekking en upgraden ICT. Ruwweg is de planning: najaar 2018 planvorming, aanbesteding voorjaar 2019, uitvoering in het zomerreces 2019. Het voorstel is om aan Frans Nederstigt en Fred Koot te vragen mee te denken in een werkgroepje over de indeling raadzaal.
Besluit
De griffier geeft een toelichting op de plannen en vraagt twee presidiumleden om mee te denken. De heren Koot en Nederstigt bieden zich aan.
De heer Verhoeff vraagt naar de voortgang rondom het bezoek aan het gemeentehuis van Venlo. Het presidum vraagt zich af wat de toegevoegde waarde is van het bezoek aan een nieuwbouwgemeentehuis en is van mening dat er dichter bij ook een goed voorbeeld van een duurzame en toekomstgericht gemeentehuis is te vinden, bijvoorbeeld Delft, Delftland en Utrecht. Via de commissie Ruimte zal Lisanne Korteling verzocht worden de wensen en mogelijkheden te coördineren. -
9
Het is een lang gekoesterde wens om de TV beelden via Teylingen.tv te integreren in het raadsinformatiesysteem. Op dit moment zijn het twee separate systemen; of men kan de stukken lezen via Ibabs/Teylingen.nl of de tv-beelden zijn (terug) te zien via Teylingen.tv.
Om het Ibabs systeem te kunnen uitbreiden met (live) videofragmenten is het noodzakelijk om te veranderen van leverancier van de TV-beelden (zie bijvoorbeeld Gouda of Zwolle waar de tv-beelden geïntegreerd zijn met het Ibabssysteem). Ook is dit een kans om meer in te zetten op de kwaliteit aan en de interactie met de inwoners zoals bijvoorbeeld live terugspoelen van vergaderingen, delen van fragmenten via social media, power point presentaties toevoegen aan de live uitzending (met keuze presentatie of beeld of beiden) maar ook aan het inzetten van een poll/stel een vraag tijdens de uitzendingen (geïntegreerd in de tv-beelden).
De komende maand worden de technische en financieel (on)mogelijkheden in beeld gebracht zodat bespreking van een voorstel in het presidium van oktober mogelijk is. Uitgangspunt is dat de structurele kosten ten opzichte van de huidige systemen niet stijgen.
Ter informatie, het zomerreces is gebruikt voor het upgraden van het Ibabssysteem (zie Teylingen.nl/bestuur en organisatie/vergaderstukken). Het is nog niet helemaal af, maar met het nieuwe ris van Ibabs is de informatie aan de inwoners betere gestructureerd en kan bijvoorbeeld het stemgedrag van raadsleden bekeken worden. Nieuw is ook de vraagbaak en het dashboard.
Besluit
Na over toelichting van de griffier over het doel van deze aanpassing (samenvoegen van de tv-beelden met de stukken op het Ibabs systeem en daarbij het creëren van extra features (poll tijdens uitzendingen, presentie gelijktijdig streamen met beeld, twitter integratie, social media integratie) geeft het presidium aan in te stemmen met deze ontwikkelingen. De griffier geeft aan dat zeer waarschijnlijk de structurele kosten omlaag gaan maar er incidentele startup kosten nodig zijn voor de overgang naar een andere leverancier van de Teylingen.tv.
-
10
Eind 2017 heeft het presidium afgesproken om in 2017 en 2018 ervaring op te doen met een budget voor fractieondersteuning. Afgesproken is dat per raadslid (en burgerlid) een budget van 1000 euro per jaar beschikbaar is welk bedrag door de fractie kan worden ingezet voor fractie-ondersteuning.
Het fractiebudget is primair bedoeld voor ondersteuning en individuele en/of fractiegerichte opleidingen om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken. De bijdrage mag niet worden gebruikt voor politieke campagnes e.d.
Bij instelling is afgesproken om na 1,5 jaar te evalueren of de regeling kan worden voortgezet, aangepast of worden ingetrokken.
Van de fractieondersteuning is wisselend gebruik gemaakt. Er zijn fracties die (bijna) het volledige bedrag inzetten, er zijn ook fracties die er geen gebruik van maken. Activiteiten die hebben plaatsgevonden zijn o.a. een tweedaagse teambuilding, inhuren div. coaches , een kleurenanalyse voor teams, inhuren deskundige. Ook is er gebruik gemaakt van de mogelijkheid om fractieondersteuners in te zetten (in totaal 3x, momenteel maakt 1 fractie gebruik van een fractieondersteuner). In de bijlage is opgenomen waarvoor het fractiebudget o.a. kan worden ingezet.
In de begroting is tot en met 2018 het budget voor fractieondersteuning gereserveerd. Van de mogelijkheid om 30 procent van het budget te reserveren voor een volgend jaar is geen gebruik gemaakt. Indien het presidium ervoor kiest om de regeling voort te zetten dan wordt dit bedrag wederom in de begroting 2019 e.v. opgenomen. Indien ervoor gekozen wordt de regeling aan te passen danwel in te trekken dan moet de raad de regeling wijzigen danwel intrekken.
Vraag aan het presidium is:
- Wat is jullie ervaring met de regeling fractieondersteuning?
- Willen jullie de regeling voortzetten, wijzigen of intrekken?
Mocht de regeling (al dan niet aangepast) worden voortgezet dan is het verzoek om voor de fractieondersteuners een licentie van Sharepoint en Ibabs aan te schaffen. Daarbij moet nog (juridisch) worden onderzocht hoe om te gaan met geheime informatie (of toegang tot deze informatie na ondertekening geheimhoudingsverklaring of het zodanig inregelen van sharepoint/Ibabs dat er geen toegang is tot geheime informatie)
Bijlagen
Besluit
Het presidium verwijst naar de wenselijkheid van opleidingen en fractieondersteuning van de vele nieuwe raadsleden en stelt voor de fracties te stimuleren om gebruik te maken van dit bedrag voor fractieondersteuning. Het presidium is er voorstander van dit bedrag op te nemen in de begroting. Besloten is de het huidige systeem en budgettaire inzet (1000 euro per fractielid/burgerlid) voort te zetten
Om het gebruik daarvan te stimuleren maakt de griffier een "menukaart" met voorbeelden waarvoor het bedrag gebruikt kan worden. -
11
In het raadsprogramma is een programmaverdeling van 5 hoofdstukken aangehouden.
Voorstel is om deze verdeling door te zetten naar de taakverdeling van de drie commissies en het RvO daarop aan te passen. Bijkomend voordeel is een meer evenredige verdeling van de taakvelden over de drie vakcommissies.- Energiek en sociaal Teylingen (Welzijn)
- Prettig Wonen voor iedereen (Ruimte)
- Ondernemend en bruisend Teylingen (BFT)
- Duurzaam denken en doen (BFT)
- Modern Bestuur, invloedrijke inwoners (BFT)
(via de ambtelijke organisatie is het verzoek ontvangen om de volgorde aan te passen, als vierde Modern bestuur en als vijfde Duurzaam denken en doen).
- De vraag is of de "oude" benaming van de commissies Welzijn, Ruimte en BFT nog aansluit bij de nieuwe taakveldenverdeling.
- In afwachting van eventuele fundamentele aanpassingen van het vergadersysteem heeft de raad op 31 mei 2018 gekozen voor een tijdelijke benoeming van de commissievoorzitters. Voorstel is om de tijdelijke benoeming om te zetten naar een definitieve benoeming. Dit voorstel is op de agenda van de cie BFT opgenomen.
Bijlagen
Besluit
Besproken zijn de voor- en nadelen van het al dan niet overhevelen van duurzaamheid naar BFT (In de commissie Ruimte is meer specialisme op gebied van duurzaamheid aanwezig, anderzijds geeft behandeling in de commissie BFT Duurzaamheid het gewicht en aandacht die het verdient, duurzaamheid is een overkoepelend en belangrijk item, lange vergaderduur van de die ruimte door toename inspraak, raadsleden kunnen flexibel in elke commissie plaatsnemen.
Besloten wordt dat het thema Duurzaam denken en doen naar de commissie BF&T gaat. Indien nodig kan dit over een jaar worden geëvalueerd.
De naam van de commissie BF&T wordt gewijzing in Duurzaamheid, Economie en Bestuur.
Definitieve benoeming van de commissievoorzitters kan plaatsvinden. -
12
Uitwerking nota Verbonden partijen
Voorstel: starten met Governanceteams voor vier verbonden partijen.
in de nota verbonden partijen is het beleidskader opgenomen voor versterking van grip op de verbonden partijen. Dit in navolging van een bijeenkomst van de raad van Teylingen met de Raad voor het Openbaar bestuur (ROB) en het rapport “Wisselwerking” van het ROB. Uit de bijeenkomst met de Raad voor het Openbaar bestuur is het advies voorgekomen om te gaan werken met raadsrapporteurs voor een beperkt aantal verbonden partijen maar ook om hier betrokken ambtenaren en de portefeuillehouder aan te verbinden. De taak en werkwijze kan per governanceteam verschillen. In de nota verbonden partijen van mei 2018 is aangegeven hoe gekomen kan worden tot prioritering van deze verbonden partijen.
Op basis van de nota Verbonden Partijen van mei 2018 en het advies vanuit de bijeenkomst met het ROB van 2016 is het voorstel;- Om te gaan werken met Governanceteams voor vier verbonden partijen met als deelnemers per verbonden partij 2 raadsleden (de zogenaamde raadsrapporteurs) , de betrokken portefeuillehouder en de betrokken ambtenaren + griffie.
- De vier verbonden partijen zijn HLT-Samen, Holland Rijnland, ODWH en de ISD. Dit mede gelet op het specifieke karakter van deze regelingen voor Teylingen en omdat raadsleden zitting hebben in het AB van Holland Rijnland en de ODHW (zie ook agendapunt 11)
- Dit vooralsnog voor de jaren 2019 en 2020. Voorstel is om na twee jaren de werking van de Governanceteams te evalueren.
Bijlagen
Besluit
Het Presidium stemt in met het voorstel.
De heer Scholten stelt zich beschikbaar als raadsrapporteur voor HLT samen. -
13
Zie raadsvoorstel op agenda cie BFT 12 september 2018 (Raadvoorstel aanwijzen vertegenwoordigers gemeenteschappelijke regeling) .
Afhankelijk van de discussie over de nota verbonden partijen en de keuze voor de te volgen gemeenschappelijke regelingen kan de raad een lid aanwijzen in het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst West Holland.Besluit
Mevrouw Wietsma stekt zich beschikbaar als vertegenwoordiger het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland
-
14
Kan het presidium instemmen met het vergaderschema 2019?
Uitgangspunten voor het opstellen van het schema zijn:
- maandelijkse vergadercyclus.
- laatste donderdag van de maand - raadsvergadering
- twee weken voor de raadsvergaderingen worden de commissievergaderingen ingepland
- vaste reserve-avond op de maandag na de commissievergaderingen
- geen vergaderingen tijdens schoolvakanties , zomervakantie is reces: geen vergaderingen of bijeenkomsten.
4 juni 2019: kadernota
7 november 2019: begrotingsraadBijlagen
Besluit
Het presidium stelt het vergaderschema 2019 vast.
-
16
Besluit
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.
-
17Sluiting