- Locatie
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
- Voorzitter
- Carla G.J. Breuer
- Agenda documenten
Agendapunten
-
1Opening
-
2
Besluit
De agenda is ongewijzigd vastgesteld.
-
3
- vka. Afhandeling meldingen Dag van de democratie. De meldingen zijn uitgezet bij de desbetreffende afdelingen.
Bijlagen
Besluit
N.a.v. de meldingen vanuit de Dag vd Democratie wordt gesproken over de verkeersveiligheid op het Hortusplein in Sassenheim. Er zijn veel signalen ontvangen dat de inwoners het gevoel hebben dat de maatregelen, door het onderbrengen in de centrumvisie, steeds vooruit wordt geschovenDe burgemeester geeft aan vooruitlopende op de centrumvisie nu al in overleg te zijn met betrokkenen, ondernemers, politie en KVO om maatregelen te nemen. Een overzicht daarvan wordt naar de raad gestuurd zodra beschikbaar.
Gevraagd wordt naar het tijdstip van aanvang van de bouwwerkzaamheden op het Hortusplein. De tijdslijn van de centrumvisie wordt geagendeerd voor de cie DEB van november. -
4
Onder voorbehoud van de uitkomsten van de commissie DEB van hedenavond
Bijlagen
Besluit
De concept-agenda wordt (mede naar aanleiding van uitkomsten van de commissie DEB) aangepast.
-
5
De vraag is of fractieondersteuners gebruik kunnen maken van de digitale faciliteiten zoals SharePoint online/office 365 en Ibabs., uiteraard zonder toegang tot de geheime stukken (De kosten zijn 16 + 10 euro p/m per persoon). Dit om een goede fractieondersteuning mogelijk te maken.
Besluit
Het presidium stemt in met het voorstel om Office 365/Sharepiont/Ibabs ook beschikbaar te stellen aan fractieondersteuners.
-
6
De vraag is wat te verstaan onder een stemverklaring? Vooral vwb aanduiding "Kort".
In de verordening van Teylingen is aangeven (conform VNG modelverordening)
Artikel 26 Stemverklaring
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren.
Maar er zijn ook andere mogelijkheden zoals het opnemen van een tijdsduur, zie de onderstaande afspraak van de Eerste Kamer:
Stemverklaring
Voorafgaand aan een stemming wordt de leden de gelegenheid gegeven een stemverklaring af te leggen.
Bij een stemverklaring geven de leden in ten hoogste twee minuten een opsomming van de pro en contra's en van de gemaakte afweging. Een stemverklaring is dus geen voortzetting van het politieke debat.Besluit
Men is het er over eens dat een stemverklaring in principe kort en bondig is met de nadruk op de verklaring van de fractie/het raadslid waarom men voor of tegen stemt Een stemverklaring is niet een voortzetting van het politieke debat. Gelet op de huidige ervaringen zijn er geen redenen om een vaste tijdsduur af te spreken.
Tijdens de raadssessie van 3 november a.s. kan dit onderwerp worden besproken. -
7
De begroting is op 5 oktober aangeboden aan de raad. De behandeling/besluitvorming is voorzien op donderdag 8 november 2018 met voorafgaande fractievergaderingen op maandagavond 5 november 2018.
Wat zijn jullie idee voor een (praktische) werkwijze van behandeling van de begroting. De begroting volgt de indeling van het raadsprogramma in vijf blokken + de verplichte paragrafen. De blokken zijn:
- Prettig Wonen voor iedereen (Ruimte)
- Energiek en sociaal Teylingen (Welzijn)
- Ondernemend en bruisend Teylingen (DEB)
- Duurzaam denken en doen (DEB)
- Modern bestuur, invloedrijke burgers (DEB)
Werkwijze
Is een behandeling in blokken gewenst? Met vaste woordvoerders?
Is een apart blok voor algemene beschouwingen gewenst of meenemen in blok Modern bestuur?
Aanvangstijd 20.00 uur met een eindtijd van 23.00 uur? Of eerder starten om zo meer spreektijd te creëren?
Rol college? College met 1 woordvoerder of per blok woordvoering door de portefeuillehouder?
Rol voorzitter is afhankelijk van beschikbare vergadertijd en indeling van de vergadering: als er meer vergadertijd is, is er meer ruimte voor debat en interrupties. Met minder vergadertijd zal de vergaderorde strakker zijn (bijv geen interrupties in eerste termijn, tweede termijn een algemeen debat en beperken tot 10 minuten?)
Werken met spreektijden? Bijv 3 minuten per spreker? 10 minuten voor beantwoording door portefeuillehouder?
Planning
- Voor degenen die daar behoefte aan hebben is er een technisch inloop-uur ingepland voorafgaand aan de fractievergaderingen van maandag 5 november.
- Los daarvan kunnen per mail technische vragen worden gesteld. Vragen die uiterlijk 1 november zijn ontvangen krijgen een antwoord voorafgaand aan de fractievergadering van 5 november.
- Amendementen en moties indienen uiterlijk woensdag 7 november 12.00 uur, vanaf 12.00 uur worden de ontvangen moties en amendementen op Ibabs geplaatst en zijn daarmee openbaar.
Is deze planning akkoord?
Vwb de communicatie vanuit de raad: in de weken afloop van de begroting worden 7 filmpjes gemaakt die geschikt zijn voor inzet op social media. De inhoud van het filmpje is een tweegesprek tussen een raadslid en een inwoner over een door de fractie ingediend amendement of motie. De inwoner komt in de filmpjes centraal te staan. Doel van de communicatie is het in beeld brengen over wat de raad het komende jaar gaat doen en van de functie van de gemeenteraad en fracties. Ook is het doel het in beeld brengen dat de raad uiteindelijk de begroting (al dan niet gewijzigd) vaststelt en dat een begroting direct invloed kan hebben op de leefwereld van inwoners/verenigingen en ondernemingen.
Besluit
De griffier werkt de afspraken/werkwijze uit in een schema.
Aanvangstijd 19.00 uur, eindtijd 23.00 uur.
Vanaf 18.00 uur staat er een maaltijd klaar voor degenen die daar gebruik van willen maken. De griffie inventariseert dit vooraf.
In het kort:
Voorafgaand aan de vergadering mailt het college een advies over de ingediende moties en amendementen. Dit advies richt zich op de juridische en financiële haalbaarheid. Zo ook de inbreng van het college in de eerste en tweede termijn. De politieke haalbaarheid is immers aan de raad.
Eerste termijn.
In de eerste termijn starten de fractievoorzitters met de algemene beschouwingen en de politieke hoofdpunten/highligts uit de vijf programmahoofdstukken.
In de schorsing tussen de eerste en tweede termijn wordt het verkeerslichtenmodel ingevuld (rood, groen en oranje)
In de tweede termijn gaan de verschillende woordvoerders in debat ( per programmahoofdstuk) en richten zich op de ingediende moties en amendementen. In de tweede termijn reageren de woordvoerders vanaf hun plaats.
De volgorde van bespreking in de eerste en tweede termijn is ad randum.
het presidium is akkoord met de voorgestelde communicatie aanpak (korte films, crossmediaal, tweegesprekken met burger, gericht op highlight van desbetreffende fractie en wat dat voor een effect heeft op de samenleving in 2019. Doel is onder de aandacht brengen dat vaststellen een raadsbevoegdheid is en dat fracties/raadsleden hier direct invloed op hebben hetgeen doorwerkt naar de samenleving.
-
8
Afgelopen week is gesproken met de architect van het gemeentehuis en zijn verschillende scenario’s besproken. Fred Koot en Frans Nederstigt geven een terugkoppeling van het gesprek.
Besluit
Frans Nederstigt doet namens de werkgroep verslag van het gesprek met de architect.
Uitgangspunten zijn:- berekend op mogelijke uitbreiding van raadsleden (van 25 naar 27)
- transparantie (zowel van binnenuit als van buitenaf),
- moet een gevoel van gastvrijheid uitstalen,
- multifunctioneel intern. Nu staat de raadzaal overdag leeg, moet intern multifunctioneel worden:
flexwerkplekken, vergaderplekken - multifunctioneel extern:vergader- en bijeenkomst locatie voor inwoners, verenigingen, scholen
- inrichten op modern bestuur, aansluiten bij digitale ontwikkelingen in de samenleving. Dit moet terugkomen in de inrichting/uitrusting van de raadzaal. Inwoners digitaal van buiten naar binnen halen.
- mogelijkheid voor het houden van vergaderingen met strategische partners (30 a 35 deelnemers/sprekers)
Het presidium geeft als aandachtspunt mee dat bij een transparante bouwwijze (lees: met veel glas) de klimaatbeheersing kostbaar is. Gevraagd wordt of er wordt gekeken naar een andere locaties/gebouwen? De werkgroep stelt een nota van uitgangspunten op. Het presidium kan via de mail naar de grifie aandachtspunten meegeven.
-
9
N.a.v. recente discussie over de taakverdeling is het de vraag of een aanpassing of nadere specificering nodig is.
De vraagpunten zijn:- Afvalbeleid bij cie Ruimte of DEB
- Recente raadsvoorstel duurzaamheid van de polders. Ruimte of Deb?
- ontwikkelingen Ruïne van Teylingen. Opheffen opgelegde geheimhouding was een taak van DEB, volgens de recent vastgestelde taakveldverdeling tussen de commissie is cultuur waaronder erfgoedbeleid en monumentenzorg taakveld voor Welzijn. Specifiek is daarbij aangegeven "inclusief ontwikkelingen Ruïne van Teylingen"
Besluit
Geconcludeerd wordt dat het woord duurzaamheid in veel voorstellen voorkomt maar het qua commissie-indeling gaat om de inhoud van het voorstel. De structuur van de indeling van het raadsprogramma, collegewerkprogramma en programmabegroting is doorgezet naar de taakverdeling van de commissies.
- Afval is een taakveld van de cie DEB
- Vwb de ruimtelijke onderwerpen gaat het om de grondslag van het voorstel: indien dit ruimtelijke inrichting is, is het een taakveld van de cie Ruimte
- De ontwikkelingen Ruine van Teylingen is een taakveld van de cie Welzijn (erfgoed, cultuur)
De heer Koot vraagt het reglement inzien met betrekking tot het vaststellen van de agenda's.
-
10
Bijlagen
Besluit
In de organisatie wordt gewerkt aan het omzetten van het collegeprogramma en raadsprogramma naar de afdelingsplannen. Daarna wordt de LTA aangevuld (eind nov/dec 2018)
Geconcludeerd wordt dat er veel overschrijdingen van de uitvoeringstermijnen zijn vooral vwb openstaande moties. -
11
- Opkomst/aanwezigheid bij andere avonden dan commissie-avonden is wisselend. Deze avonden worden vaak georganiseerd op verzoek van raad of commissies. Is de hoge vergaderdruk oorzaak van de wisselende opkomst? Zo ja, hoe gaan we hiermee om?
Besluit
Met name voor de kleinere partijen is het van belang de activiteiten te kunnen delen met steunfractieleden. Gerefereerd wordt aan de afspraak om zoveel mogelijk presentaties te houden in de commissievergadering om ter voorkoming van extra vergaderavonden.
Het aanvangstijdstip voor bijeenkomsten c.q. vergaderingen bij voorkeur om 20.00 uur en niet eerder.
De griffier dringt er bij het presidium op aan aan te geven wanneer zij de vergaderdruk te hoog ervaren. -
12
Besluit
Voor de kleinere partijen is het van belang de activiteiten te kunnen delen met steunfractieleden.
Gerefereerd wordt aan de afspraak om zoveel mogelijk presentaties te houden in de commissievergadering etr vorkoming van extra vergaderavonden.
Het aanvangstijdstip voor bijeenkomsten c.q. vergaderingen bij voorkeur om 20.00 uur en niet eerder.
Het presidium geeft aan wanneer zij de vergaderdruk te hoog ervaart.