Presidium

De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

De griffier geeft aan dat de begeleidingsgroep opdracht heeft gegeven voor het uitbrengen van een offerte voor de aanpassing van de raadszaal. De offerte wordt op korte termijn verwacht.
Mevrouw Wietsma vraagt aandacht voor de akoestiek van de nieuwe raadszaal.
Een gecertificeerde ringleiding is ook in de nieuwe raadszaal noodzakelijk.

De griffier geeft aan de hand van een presentatie een toelichting op de huidige en op de gewenste situatie. De raad heeft o.a. in het raadsprogramma en communicatieplan de wens uitgesproken te streven naar actieve en transparante communicatie en interactie met de inwoners. Nu is de toegankelijkheid voor inwoners beperkt omdat beeld en de vergaderstukken in verschillende systemen zijn ondergebracht. De afgelopen jaren is het (technisch) niet gelukt dit samen te voegen vandaar deze stap naar integratie van beeld en stukken.
Overstappen naar de nieuwe aanbieder sluit hier bij aan. Biedt veel voordelen:
meer applicaties, inwoners hoeven niet meer te schakelen tussen beeld en de stukken,
sprekersindicatie, streamen van presentaties, beeld en presentatie zijn gelijktijdig zichtbaar, mogelijkheden voor tijdens actieve BOB-bijeenkomsten (poll, stel een vraag) , kwaliteitverbetering en koppeling met social media. Door de integratie wordt het nieuwe systeem wordt een meer toegankelijk inwonersinformatiesysteem.

Nadeel zijn de mogelijke financiële gevolgen (= een juridisch risico), de leverancier vraagt een afkoopsom als gevolg van het anders interpreteren van het huidige contract. De nieuwe basisprijs (zonder de extra's) is bijna een halvering van het huidige bedrag. De terugverdientijd is met maximaal juridisch risico acceptabel.
Bij enkele presidiumleden rijst de vraag waarom de overstap niet een paar jaar kan wachten.
Geconcludeerd wordt dat het effectief is om in het begin van een zittingsperiode deze investering te doen en dat deze investering goed past in het streven van de raad naar meer (interactief) contact met de inwoner en betere digitale dienstverlening door samenvoegen beeld en stukken. Ook richting ambtenaren vergroot het de toegankelijkheid van het raadsdebat en besluitvorming in de raad. Gelet op de terugverdientijd, het juridisch risico en toename aan dienstverlening aan de inwoners cq de ambities uit de diverse beleidsprogramma's is het voorstel om nu over te stappen.
Het presidium stemt in met samenvoegen beeld en stukken via de nieuwe leverancier en verzoekt de griffier om te onderhandelen met de huidige leverancier.

Geconcludeerd wordt dat de opzet van de 1e ronde goed was. Wel ontstonden er veel duo debatten met herhalingen vwb de moties. Voorgesteld wordt om de toelichting van de initiatiefnemers van moties en amendementen te combineren, zodat wordt voorkomen dat de toelichting 7 x wordt herhaald.

Het Presidium heeft behoefte aan hoor en wederhoor van het college over punten uit de begroting en miste de de discussie onderling over de begroting zelf. Qua tijdsduur is een aanvangstijd van 19.00 uur effectief. Eerder beginnen hoeft niet.

Voorgesteld wordt om in een Begrotingsraad alleen moties in te dienen die een relatie hebben met de begroting.

Wethouder Brekelmans vind de opzet met twee blokken prima; het college heeft wel behoefte aan de mogelijkheid om een korte toelichting of uitleg te geven. Naar aanleiding van de ontevredenheid over de opzet van de begroting wil het college dat de raad aan de voorkant meedenkt over de opzet van een begroing die aan de wensen van de raad voldoet. Afgesproken wordt dat hiervoor een klankbordgroep komt. De heer Brekelmans maakt een voorstel.