Presidium

Voorstel is om na 17 september, na het bekendmaken van de nieuwe beleidslijn van het kabinet, te bepalen of de vergadering fysiek dan wel digitaal kan plaatsvinden. Als de huidige maatregelen van kracht blijven dan wordt de vergadering gelet op

Zie de bijlage:
Vwb dit schema zijn er twee vraagpunten
- voorafgaand aan de verkiezingen zijn er twee vergadercycli ingepland, de laatste laatste zes dagen voor de verkiezingen. De vraag is of dit nodig is. Temeer gelet op de late kerstvakantie, en er vaak in januari weinig op de agenda staat.
Een optie is om dit om te zetten naar 1 vergader cyclus in februari.
- Idem vwb de drie vergadercycli na de verkiezingen tot aan het zomerreces. Als het gebruikelijke schema wordt aanhouden starten de commissievergaderingen een week na benoeming en is er in het schema geen ruimte voor beeldvormende sessie. Een mogelijkheid is om dit om te zetten van drie naar twee cycli met meer ruimte voor beeldvormende sessies (waar mogelijk ook meer behoefte aan is na de verkiezingen mede gelet op het inwerkprogramma).

De mailafhandeling krijgt gemiddeld een krappe voldoende en gelet op de reacties kan geconcludeerd worden dat het proces voor verbetering vatbaar is.
Over het algemeen is er bij de raadsleden behoefte aan meer overzicht. Dit o.a. vwb het onderwerp van de mail, voor welke vergadering is de mail en bij welk agendapunt hoort dit stuk?
Het aantal dagmails wordt over het algemeen als veel ervaren, vaak ook teveel.
Er is een brede behoefte aan het maken van een onderscheid voor urgente stukken (bijvoorbeeld brieven van inwoners, raadsbrieven en raadsmemo’s) en minder urgente stukken (bijvoorbeeld stukken van de VNG, verbonden partijen of meer algemene informatieve stukken).
Urgente stukken zouden direct via een pushsysteem naar de raadsleden gemaild kunnen worden, minder urgente stukken zouden via een pull-systeem op ibabs via de overzichten beschikbaar gesteld kunnen worden. Wel is er dan behoefte aan een wekelijkse lijst met stukken die “doorgeklikt” kunnen worden.
Vraag aan het presidium:
Kunnen jullie de bovenstaande conclusie onderschrijven?
Zo ja, dan is het verzoek aan het presidium om de griffie te verzoeken dit als basis te gebruiken voor een nieuwe opzet van de mailafhandeling.
Tijdpad aanpassingen
Het onderscheid in dagelijkse verzending van urgente stukken en wekelijkse beschikbaarstelling van minder urgente stukken inclusief een goede aanduiding daarvan is direct in te voeren. Het beschikbaar stellen van de minder urgente stukken via de overzichten van Ibabs inclusief een doorklikbare lijst vraagt medewerking van Ibabs en een waarschijnlijk beperkte aanpassing van de software.

Doel van notitie:

1. Bepalen motto (De gemeenteraad doet ertoe) en bepalen drie thema’s die leidraad zijn voor de verdere uitwerking door de werkgroepen en griffie
2. Start en bemensing van drie werkgroepen vanuit de raad:
   o een algemene werkgroep voor de overdracht op zich en inwerkprogramma nieuwe raad
   o een werkgroep voor de opkomstbevorderende maatregelen cq communicatie rondom verkiezingen; hieraan een budget te verbinden van 25.000 euro voor opkomstbevorderende maatregelen.
   o en een beperkte werkgroep om na te denken over ICT voorzieningen nieuwe raad.
3. Kennis nemen van een eerste opzet van zaken die de komende tijd uitgewerkt worden. Uitgangspunt daarbij is dat aan de raadsleden/werkgroepleden verzocht worden om mee te denken en als klankbord te fungeren maar de griffie samen met afdeling communicatie uiteraard dit verder uit zal werken.