Ga naar de inhoud van deze pagina Ga naar het zoeken Ga naar het menu
Vorige pagina

Presidium

woensdag 12 oktober 2016

19:00 - 20:00
Locatie

Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout

Voorzitter
Carla G.J. Breuer
Agenda documenten

Agendapunten

  1. 1
    Opening
  2. 2
    Vaststellen agenda
  3. 3

    • Werkbezoek van de commissaris aan Teylingen staat gepland voor het eerste kwartaal van 2017.
    • Voortgang nota verbonden partijen (koppelen raadsleden aan GR)
    • Uitnodiging provincie voor raadsledenbijeenkomst

    Besluit

    Er zijn drie medeleningen.

    Het bezoek van de CdK staat gepland voor 16 maart 2017. De invulling van het bezoek is nog niet bekend; het college en raadsleden willen een aantrekkelijke invulling geven aan dit bezoek.
    Het college en enkele raadsleden hebben een interessante avond bijgewoond over het onderwerp Verbonden Partijen, verzorgd door Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB). Jos Augustinus is bezig een nota verbonden partijen te schrijven voor de drie/vijf Bollenstreekgemeentes en een afgeleide daarvan voor de raad van Teylingen.
    De Provincie heeft uitnodigingen verstuurd voor een drietal bijeenkomsten over de Bestuurskracht. Mevrouw Koek heeft zich aangemeld voor de bijeenkomst van 25 november a.s. Peter Scholten, mevrouw Volten en de griffier melden zich aan voor een vervolgbijeenkomst. Mevrouw Koek koppelt haar ervaring van de eerste bijeenkomst terug aan de heer Scholten en mevrouw Volten. De voorzitter constateert dat de gemeente Teylingen goed vertegenwoordigd is bij deze bijeenkomsten.
  4. 4

    Bijlagen

    Besluit

    De raadsagenda wordt vastgesteld met twee bespreekstukken:

    • keuzenotitie nieuw afvalbeleid
    • project herinrichting Herenweg te Warmond

    Het presidium discusieert over de vraag of de Keuzenotitie nieuw Afvalbeleid rijp is voor besluitvorming in de raad. In de discussie in de commissie Ruimte waren de meningen verdeeld met veel verschillende argumenten. Het presidium wil ervoor voor waken de discussie van de comissie ruimte opnieuw te doen in de raadsvergadering. Geconcludeerd is dat het voorstel rijp is voor besluitvorming en dat er geen aanvullingen nodig zijn op de onderliggende stukken cq het raadsvoorstel.
  5. 5

    Naar aanleiding van de evaluatie kadernota is van twee fracties en het college input ontvangen met als resultaat. De uitkomsten daarvan kan gebruikt worden voor de opzet van de begrotingsraad.


    Vanuit het college:

    • Op zich is het college tevreden over de opbouw in twee termijnen en dat het politiek debat primair bij de raad ligt. Ook is men tevreden over de opbouw van de tweede termijn met het debat tussen de fracties onderling.
    • Wel is er behoefte om voorafgaand aan de tweede termijn vanuit het college zaken mee te geven aan de raad. Maar alleen over de uitvoerbaarheid is te kort door de bocht. Het college zou voorafgaand aan de tweede termijn een mening moeten kunnen geven, standpunten kunnen inbrengen of consequenties kunnen aangegeven. Dit kan best in 1 minuut per collegelid.
    • Een ideaal model bestaat niet uit het stellen van veel vragen aan het college maar wel uit meer debat waaronder debat in de raad en met het college. De polemiek tussen raad en college moet niet te ver doorschieten.

    Vanuit de fracties is meegegeven dat

    • aan de ene kant men tevreden was over de strakke opzet in twee termijnen
    • maar aan de andere kant er weinig echte beschouwingen waren te bespeuren. Aangegeven is dat “echte” punten toch via een motie of amendement worden ingebracht.
    • Een dergelijke strakke opzet voor de begrotingsbehandeling ziet men wel zitten. Fracties moeten zich dan wel tot de hoofdlijnen beperken.
    • Wel moet het dan mogelijk zijn om in de eerste termijn ook een debat te kunnen voeren met de fracties oftewel dat debat moet ruimer zijn dan alleen de bespreking van de ingebrachte moties en amendementen.
    • Over het doorgeven van de “tussenstand” op het scherm is men positief. Het geeft aan waar er nog ruimte zit om het debat aan te gaan en waar niet.
    • Het college zou een ruimere rol kunnen krijgen door bijvoorbeeld moties /amendementen te kunnen ontraden maar dan wel met onderbouwing (bijvoorbeeld voorafgaand aan de tweede termijn) De rol van het college bestaat dan niet uit het uiten van een al dan niet aanwezige politieke wenselijkheid van een motie of amendement maar kan gaan over juridische danwel andere belemmeringen.
    • Vwb eventuele uitbreiding van contacten met de wethouders voorafgaand aan het debat zijn er geen uitgesproken wensen of belemmeringen doorgegeven.

    Wat zijn jullie ideeën vwb de begrotingsraad gelet op voorgaande evaluatie?

    Besluit

    Afgesproken is de begrotingsbehandeling op eenzelfde manier in te richten als die van de kadernota met de onderstaande uitbreiding:

    • De collegeleden krijgen een paar minuten (2 a 3 minuten) spreektijd voorafgaand aan de schorsing, met de afspraak dat dit kort en bondig moet zijn.

    • Het gaat daarbij niet om de politieke wenselijkheid (dat is aan de raad) van de motie/het amendement maar over juridische haalbaarheid of "onvoorziene vervolgschade" of over nieuwe feitelijke zaken waarbij moet worden stilgestaan.

    • gelet op de beperkte spreektijd/vergadertijd moet het college keuze's maken over welke moties/amendementen iets meegegeven kan worden aan de raad.

    • Verder is afgesproken dat woensdag 2 november 2016 12.00 uur de uiterste inleverdatum is voor wat betreft de moties en amendementen (uiteraard heeft iedere fractie het recht om ter vergadering nog moties en amendementen in te dienen).


    • Maandagavond 31 oktober 2016 19.00 uur (voorafgaand aan de fracties): inloopuurtje voor technische vragen.

    • Zoals gebruikelijk adviseert de griffie actief richting de indieners over mogelijke onvoorziene (financiële en praktische) gevolgen van de moties/amendementen. Dit met ondersteuning van de financiële afdeling/ambtenaren.

    Het presidium bespreekt aan de hand van het voorstel van de griffier de behandelwijze van de begroting en de rol van het college tijdens de begrotingsbehandeling.
    Met gaat ervan uit dat het college kort en bondig is en in lijn van het beleid nieuwe onvoorziene argumenten en consequenties kan aandragen. Het politieke debat en de politieke wenselijkheid is aan de raad. Het college geeft haar input voor de schorsing zodat de fracties dit in hun beraadslagingen kunnen meenemen. De griffier verwijst naar de gebruikelijke ondersteuning door de griffie bij het nagaan van praktische en financiële uitvoerbaarheid van moties en amendementen. Voorafgaand aan de fractievergaderingen is er een technisch vragenuurtje, waarbij de financiële ambtenaren kunnen adviseren. De heer Covers zegt toe de inbreng van het college vwb de substantiële argumenten te bespreken in het college.
  6. 6

    Op 10 september jl. organiseerde Teylingen voor het eerst de Dag van de Democratie, hiertoe was besloten in het presidium van juni. Er was een divers programma opgesteld. Een van de onderdelen was een motiemarkt. Er zijn 4 moties ingediend vanuit inwoners (zie bijgevoegd). Vooralsnog zijn het moties van inwoners, alleen een partij/raadslid kan een motie indienen bij een raadsvergadering. Daarom wordt gevraagd aan het presidium hoe zij deze moties willen behandelen. Voorstel van de griffie was om deze moties opiniërend te agenderen bij de commissie BFT van november om hier te horen of er partijen zijn die de moties willen adopteren. Drie moties zijn ingediend bij de raadsvergadering van 22 september. De motie van wifi-lantaarnpalen staat nog open. Zie bijgevoegde ambtelijke reactie hierover.


    Tevens terugblikken op de Dag van de Democratie.

    • Hoe vond u de dag?
    •  Wat was het doel? (er is een formeel doel vanuit Prodemos, maar men kan ook een eigen doelstelling hebben)
    • Is dit doel bereikt? Zo ja/zo nee, waaraan lag dat?
    • Kunnen we dit doel op een andere manier bereiken? (effectiever en efficiënter?)
    • En als conclusie: moeten we dit nog een keer organiseren of kan dit anders opgepakt worden?

    Bijlagen

    Besluit

    Wordt doorgeschoven naar de volgende Presidiumvergadering.
  7. 7

    Ter discussie liggen twee voorstellen voor. Het eerste voorstel gaat over de (meerkosten) voor vervanging van de defecte schuifwand in de raadzaal. Het tweede voorstel gaat over het vervangen van de rechte vergadertafels voor gebogen tafels voorzien van wieltjes en/of inklapbaar.

    Bijlagen

    Besluit

    Het Presidium kan instemmen met de financiële verwerking van de vervanging defecte schuifwand raadzaal.
    Voor vervanging van de vergadertafels wordt een nieuw voorstel gemaakt met twee of drie modellen.

    De heer Covers geeft aan dat de raad beslist over het budget wat gemoeid is met de verbouwing van de raadszaal en vraagt daarvoor de input van het Presidium over de twee voorstellen. Bij instemming door het presidium kunnen de aanpassingen bij de verbouwing worden meegenomen. Wat betreft de glazen wand is de heer Ten Boden van mening dat deze voorziening voor de raad niet van belang is; de raad vergadert immers in openbaarheid waarbij de wand is weggeschoven en niet zichtbaar. Geconcludeerd is dat het aan het college is hoe de wand te vervangen en dat men kan instemmen met de financiële verwerking van het voorstel.


    Vervanging vergadertafels
    De huidige opstelling heeft negatieve effecten die niet wenselijk zijn:

    • Vooral op de hoeken is contact met de andere raadsleden moeilijk. Ook tussen de fractievoorzitters en de fractieleden.
    • De raadsleden zitten nu met de ruggen naar het publiek toe.

    De voorzitter concludeert dat geïnventariseerd moet worden wat de wensen zijn vwb de inrichting raadzaal. Zij stelt voor dat de externe projectleider Ester van Tol de raadsleden interviewt over hun wensen en dat Esther daarna met een aantal voorstellen komt. De heer Ten Boden verwijst naar de gemeente Houten, waar een open opstelling is.
    Het voorstel wordt afgewacht.
  8. 8

    Vijf van de zes fracties hebben aangegeven een eerste voorkeur te hebben voor een maandelijks vergadermodel o.a. om een betere aansluiting te creëren bij de modellen van Lisse en Hillegom.

    • De fractie van de VVD heeft een voorkeur voor het zesweekse-plus model.
    • Trilokaal heeft aangegeven dat het niet mag leiden tot meer vergaderingen en dat voldoende tijd ingeruimd moet zijn om de achterban te raadplegen bij kadernota- en begrotingsvergaderingen.
    • Tevens geeft Trilokaal mee om de kadernota terug te brengen van een pseudobegroting naar een stuk van 2 a 3 A-tjes per beleidsveld waarop de relevante trends en ontwikkelingen zijn aangegeven inclusief de daarop te nemen acties. (zie de bijlage vwb een voorbeeld op het beleidsveld veiligheid)

    In het bijgevoegde schema is het maandelijkse model uitgewerkt met een vaste raadsvergadering op de laatste donderdag van de maand.
    In het voortraject heeft de PvdA aangegeven dat vier vergaderavonden in de commissieweek iets teveel van het goede is en stelt voor de vaste reserveavond niet op donderdag maar op de maandag daarop in te plannen. Dit idee past in het nieuwe model en is uitgewerkt in het bijgevoegde schema.

    Bijlagen

    Besluit

    Het presidium stemt in met het vierwekelijks vergaderschema met de reserveavond op maandag.
    De datum voor de Kadernota wordt uit het schema gehaald. Deze datum, en wijze van behandeling komt later dit jaar terug op de agenda, via de auditcommissie.

    Vwb de vergaderschema's van Lisse en Hillegom kunnen mogelijk de vergaderingen van BFT botsen met soortgelijke vergaderingen in Lisse en Hillegom.
    De auditcommissie wordt verzocht om naar de datum en inhoud van de kadernotavergadering te kijken. Dit vanwege het verzoek om meer ruimte te creëren rondom de kadernotavergadering (om de achterban te raadplegen) en om de kadernota compacter te maken en meer politiek gericht op trends en ontwikkelingen. .
  9. 9

    Vervolg werkgroep strategie
    In het najaar van 2015 is de werkgroep strategie ingesteld bestaande uit raadsleden, ambtenaren en collegeleden.
    Met het organiseren van de workshop strategie voor de drie gemeentes is de taak van de werkgroep volbracht en komt een volgende fase in beeld: het opstellen van een strategisch document. I
    Inhoud daarvan zou kunnen zijn:

    • welke trends en ontwikkelingen (inclusief de daarop te nemen acties) kunnen en moeten de drie raden/gemeentes gezamenlijk oppakken en welke blijven bij de individuele gemeentes.
      Tijdens de workshop is “gesnuffeld” aan een werkmethode voor het in beeld brengen van relevante trends en ontwikkelingen.

    Vraag aan het presidium:
    Is deze werkmethode geschikt om in het eerste halfjaar van 2017 te komen tot een strategisch document, in bijvoorbeeld drie sessies (1 per beleidsveld ruimte, welzijn en bestuur/financien) en een algemene afrondende sessie.
    Zo ja, wie wil er meedenken met het inhoud geven aan en het organiseren van deze sessies?
    De drie griffies organiseren en ondersteunen de sessies en doen dit uiteraard samen met de nieuw te vormen afdeling strategie.

    Besluit

    Het presidium kan instemmen met een vervolg op de werkgroep strategie. Meedenkers kunnen zich aanmelden bij de griffie (twee a drie raadsleden)

    De werkgroep strategie goede resultaten heeft geboekt. De voorzitter vraagt het presidium of deze werkmethode geschikt wordt geacht om mee door te gaan en wie er wil meedenken? Deze vraag kan worden meegenomen naar de fracties; ook niet fractievoorzitters kunnen plaatsnemen in een nieuwe werkgroep.
    Aangegeven is dat gemeentes eigen beleidskeuzes maken, HLT is een uitvoeringsorganisatie en gaat niet over strategie, moet dit niet met vijf/zes gemeentes opgepakt worden ipv de drie HLT gemeentes
    De fractievoorzitters van het CDA, VVD en D66 vragen een fractiegenoot plaats te nemen in de werkgroep.
  10. 10

  11. 11

    Besluit

    • Er zijn telefonisch weinig vragen gesteld tijdens de speciale openstelling over de achtergebleven documenten in het oude gemeentehuis.
    • Afgesproken is om per mail alvast de input op te halen van het agendapunt Kind en welzijn.
  12. 12
    Sluiting