Commissie DEB

Bij de fractievergaderingen kunnen fracties aangeven als een hamerstuk een bespreekstuk moet worden en andersom.

[Doel: besluitvormend]

De raad wordt gevraagd om:

1. De aanwijzing van de heer L.W. Koelman als Functionaris Gegevensbescherming met terugwerkende kracht tot 1 februari 2024 in te trekken;
2. De heer J. Baan aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de periode 1 februari 2024 tot en met 30 april 2024;
3. De heer T.F.M. Couprie met terugwerkende kracht tot 1 mei 2024 aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming;
4. Voortaan mandaat te verlenen aan het bestuur HLTsamen voor de aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming;

[Besluitvormend]
Op grond van artikel 35 Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) stuurt het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Vuilafvoerbedrijf (VAB) Duin en Bollenstreek de 1e begrotingswijziging 2024 aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raad krijgt de gelegenheid voor 10 juni 2024 zienswijzen in te dienen op de 1e begrotingswijziging 2024. De voorlopige zienswijze wordt 13 juni 2024 ingediend bij het Algemeen Bestuur van het VAB.

Omdat een deel van de verwerking sinds 1 januari 2024 door MeerVAB wordt uitgevoerd is in de begroting van de VAB hiervoor een begrotingspost opgenomen. Dit leidt niet tot wijzigingen voor de begroting van Teylingen.

Besluit

1. Als zienswijze aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Vuilafvoerbedrijf Duin en Bollenstreek (VAB) te laten weten dat de raad instemt met de 1e begrotingswijziging 2024 VAB volgens bijgevoegd concept.
2. De jaarrekening VAB 2023 ter informatie aan te nemen door de raad.

[Besluitvormend]

Klachtenafhandeling wordt een steeds actueler onderwerp in Teylingen. Inwoners komen steeds vaker inspreken over hoe hun klachten worden afgehandeld. Ook worden raadsleden steeds vaker benaderd door inwoners met klachten en de afhandeling daarvan. Bij wie moeten ze zijn en hoe verder? Omdat het onderwerp actueel en relevant is heeft de rekenkamer van Teylingen besloten om mee te doen aan het DoeMee-Onderzoek naar klachtenafhandeling. De conclusies een aanbevelingen staan beschreven in het rapport. Het college heeft in het bestuurlijk wederhoor positief gereageerd op de conclusies en aanbevelingen.

Besluit

1. De aanbevelingen uit de ‘rekenkamerbrief: landelijk DoeMee-onderzoek klachtbehandeling Teylingen’ over te nemen en het college te vragen:
   A. De inwoner centraal te zetten door te evalueren bij klachtindieners hoe zij de procedure hebben ervaren. Dit kan bijvoorbeeld via een telefonisch gesprek. Door een telefonisch gesprek krijgt de gemeente persoonlijk contact met de klachtindiener. Hierdoor voelt de inwoner zich gehoord en uit de evaluaties en ervaringen van klachtindieners kunnen lessen getrokken worden waarmee de organisatie de procedures kan verbeteren. Wanneer de evaluatie heeft plaatsgevonden is het van belang om de raad hierover periodiek te informeren. Informeer over de ervaring van indieners van klachten en de eventuele lessen die getrokken worden uit de wijze waarop de klachten worden behandeld. Zo heeft de raad goed zicht op hoe de klachtindiener het proces ervaart.
   B. Afspraken te maken met verbonden partijen. Twee van de drie onderzochte partijen geven inzicht in de wijze waarop klachten worden behandeld. Echter zijn hier geen eenduidige afspraken over gemaakt waardoor er geen garantie is dat verbonden partijen voldoende blijven rapporteren. Omdat verbonden partijen al op afstand staan, ontstaat het risico dat de raad zijn controlerende taak niet goed kan uitvoeren. Maak daarom eenduidige afspraken met verbonden partijen die een publieke taak uitvoeren en leg die vast in beleid. Op deze manier krijgt de gemeente voor elke verbonden partij zicht op het aantal klachten dat binnenkomt en hoe deze worden behandeld. Informeer hier periodiek de raad over.
2. De aanbevelingen voor uitvoering in handen te stellen van het college.
3. Het college te verzoeken over de implementatie van de aanbevelingen aan de gemeenteraad te rapporteren voor 27 juni 2025.

Bijzonderheden

• Dhr. Haven geeft bij aanvang een korte toelichting vanuit de Rekenkamer.

[Besluitvormend]
De programmarekening laat zien hoe het geld van de gemeente is uitgegeven ten opzichte van wat er is begroot. Teylingen heeft in totaal 124,1 miljoen uitgegeven aan verschillende programma’s/thema’s (zie rekening in één oogopslag, pagina 5 van de programmarekening) Onderaan de streep is er een positief resultaat van 3,2 miljoen. Dit bedrag wordt in 2024 grotendeels ingezet (2,4 miljoen) om activiteiten die in 2023 zijn gestart verder af te ronden. Het restant van 0,8 miljoen wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve.

Besluit

1. De Programmarekening 2023 vast te stellen.
2. Het resultaat voor bestemming van de Programmarekening 2023 te bepalen op € 3.206.000,-
3. De budgetten, zoals opgenomen in bijlage 6 van de Programmarekening 2023, voor een nettobedrag van € 2.355.523,- over te hevelen naar 2024.
4. Het resultaat voor bestemming minus het totaal van de netto overhevelingen te storten in de Algemene Reserve voor een bedrag van € 850.477,-.
5. In te stemmen met de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording.
6. De bijgevoegde begrotingswijziging voor 2024 met nummer R4012 vast te stellen.

Bijzonderheden

• Het concept accountantsverslag is voor de raads- en burgerleden in te zien via iBabs. Het definitieve verslag volgt voorafgaand aan de raadsvergadering van 27 juni.
• De concept jaarstukken en het concept accountantsverslag worden op 3 juni besproken met de auditcommissie. Het advies van de auditcommissie volgt kort daarna.

Updates

• 3 juni 2024: Het advies van de auditcommissie is toegevoegd.

[Besluitvormend]
Het bestuur van HLTsamen heeft de Voorlopige Jaarstukken 2023 HLTsamen vastgesteld. Financieel heeft HLTsamen in 2023 een positief resultaat van 1,8 miljoen gerealiseerd. Dit positieve resultaat is teruggegeven aan de gemeenten (Teylingen € 879.000). Als verklaring van het positieve resultaat vermeld HLTsamen dat de prognose van inhuurkosten in werkelijkheid lager is uitgevallen en vanuit het programma Grip op geld inzet is gepleegd op het versterken van inzicht, sturing en verantwoording op capaciteit (personeel en inhuur).

Het HLT-bestuur biedt de Voorlopige Jaarstukken 2023 nu aan. De raden kunnen vervolgens bij het bestuur van HLTsamen hun zienswijze naar voren brengen. Het bestuur van HLTsamen neemt de zienswijzen van de deelnemende gemeenten mee in de definitieve vaststelling van de Jaarstukken 2023 HLTsamen. De definitieve vaststelling vindt 1 juli 2024 plaats. De jaarstukken 2023 HLTsamen moet voor 15 juli 2024 bij Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland worden ingediend.

Besluit
Als zienswijze het bestuur van HLTsamen te laten weten dat de raad instemt met de voorlopige Jaarstukken 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen volgens bijgevoegde brief.

[Besluitvormend]
Het bestuur van HLTsamen heeft de Ontwerpbegroting 2025 vastgesteld en heeft deze begroting bij de raden van Hillegom, Lisse en Teylingen aangeboden. De raden kunnen vervolgens bij het bestuur van HLTsamen hun zienswijze naar voren brengen. Het bestuur HLTsamen neemt deze zienswijzen mee in de definitieve vaststelling van de begroting.

De gemeentelijke bijdrage van Teylingen stijgt in 2025 ten opzichte van de begroting 2024 met ca. € 1,2 mln. Dit wordt in belangrijke mate veroorzaakt door de loon- en prijsbijstellingen op basis van het financieel kader gemeenschappelijke regelingen (FKGR).

Besluit
1. Als zienswijze het bestuur van HLTsamen te laten weten dat de raad instemt met de ontwerpbegroting 2025 van de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen volgens de zienswijzebrief.

[Besluitvormend]
Op grond van artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen stuurt het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland de ontwerpbegroting 2025 aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raad krijgt de gelegenheid een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting.

De begroting van Holland Rijnland conformeert zich aan de uitgangspunten die de werkgroep FKGR (financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen) voor de begroting 2025 heeft opgesteld. Voor Teylingen is de bijdrage aan de begroting €574.621. In de begroting is reeds 516.872,- euro opgenomen. Per saldo betreft het dus een stijging met 57.749,- euro.

Besluit
Als zienswijze aan het dagelijks bestuur van Holland Rijnland te laten weten dat de raad instemt met de ontwerpbegroting 2025 van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland volgens brief.

Updates

• 2 juni 2024: In de zienswijzebrief over de begroting 2025-2028 van Holland Rijnland stonden enkele tekstuele foutjes die ambtelijk gecorrigeerd zijn. Verzoek aan de raad is om de herziene brief te behandelen en vast te stellen.

[Besluitvormend]
Op grond van artikel 35 Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) stuurt het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Vuilafvoerbedrijf (VAB) Duin en Bollenstreek de ontwerpbegroting 2025 aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raad van Teylingen krijgt de gelegenheid voor 10 juni 2024 zienswijze(n) in te dienen op de ontwerpbegroting.

In de begroting 2025 van het VAB wordt een bijdrage gevraagd aan Teylingen van €338.807. In de gemeentebegroting voor 2025 is een bedrag opgenomen van € 466.561. Het positiever verschil van € 127.754,- wordt opgenomen als mutatie bij de programmabegroting 2025. De daling in de bijdrage is te verklaren doordat er in de begroting 2025 rekening was gehouden met de ingebruikname en de bijbehorende lasten van het nieuwe overlaadstation. Echter is de nieuwbouw nog niet gestart en worden deze lasten verschoven naar het jaar 2026. Het gevolg hiervan voor de afvalstoffenheffing wordt meegenomen bij het bepalen van het nieuwe tarief bij de begroting 2025.
Besluit

1. Als zienswijze aan het VAB-bestuur te laten weten dat de raad instemt met de ontwerpbegroting 2025 van de Gemeenschappelijke Regeling Vuilafvoerbedrijf Duin en Bollenstreek.

Indiener: PvdA
Mede-indieners: GroenLinks, Trilokaal, D66

In het raadsprogramma 'Samen maken we Teylingen' heeft de gemeenteraad een dilemma's geformuleerd. Een dilemma kan worden gezien als een bespreekpunt (fracties denken verschillend over het onderwerp). Over het dilemma van de Algemene Reserve is door een raadswerkgroep een startnotitie opgesteld. De startnotitie is opiniërend besproken in de commissie DEB van 10 april jl. Aan het einde van de bespreking is dhr. Witteman gevraagd om een voorzet te maken voor een motie over de algemene reserve. Uitgangspunt is een zo breed mogelijk gedragen motie conform uitkomst cDEB van april.

Roept het college op:
De nota reserves en voorzieningen te actualiseren waarbij wordt meegenomen:
• De minimale omvang van de algemene reserve te stellen op 15 miljoen euro. Deze minimale omvang wordt jaarlijks getoetst. Deze minimale omvang is gebaseerd op de benodigde reserve voor het
afdekken van de aanwezige risico’s en gewenste solvabiliteit van 20% (10 Aanwending Algemene Reserve miljoen euro), aangevuld met een buffer voor financiële tegenvallers (5 miljoen euro).
• De aanwending van de algemene reserve gebeurt op basis van minimaal één van de volgende uitgangspunten:
▪ De aanwending moet rendement opleveren. Hierbij gaat het om financieel rendement, doordat het de toekomstige lasten verlaagt of dat het bijdraagt aan een zeker maatschappelijk rendement of maatschappelijke meerwaarde. In het tweede geval gaat vooral om een beleidsinhoudelijke toets en veel minder om een louter financiële toets.
▪ De aanwending verlaagt de toekomstige exploitatielasten. De aanwending heeft een verlaging van toekomstige exploitatielasten tot gevolg.
▪ De aanwending is een stimulans. De algemene reserve kan worden aangewend als stimulans voor investeringen die zonder die stimulans niet tot stand zouden komen, maar van waarde zijn omdat ze zich op (de lange) termijn weer terugverdienen. Voorbeelden zijn projecten met cofinanciering vanuit marktpartijen of andere overheden.
▪ De aanwending is een investering in duurzaamheid. Investeringen in duurzaamheid hebben in ieder geval een maatschappelijk rendement. Of het tegelijkertijd ook een financieel rendement heeft, hangt af van de aard van de investering. De algemene reserve zou kunnen worden aangewend als vliegwieleffect om dit type investeringen mogelijk te maken.

En voldoet daarnaast ook het uitgangspunt:
▪ De aanwending is eenmalig. De aanwending heeft een éénmalig karakter. Uitgaven die een jaarlijks terugkeren kunnen geen beroep doen op de algemene reserve.

Daarnaast wordt rekening gehouden met:
▪ De aanwending voorkomend uit wettelijke plichten krijgen prioriteit. Indien er in een, te voorziene, periode meerdere aanwendingen kunnen zijn die voldoen aan de genoemde uitgangspunten zal
worden meegewogen of een investering voortvloeit uit wettelijke plichten of niet.

Updates

• 5 juni 2024: definitieve motie is toegevoegd incl. vermelding indieners.
• 3 juni 2024: motie is toegevoegd.

[Opiniërend]

Op verzoek van dhr. Schenk (FVD): Graag agendeer ik de HLTsamen evaluatie inclusief alle onderliggende stukken (dus ook het persbericht) voor de eerstvolgende commissie DEB. Daarbij staan de volgende vragen aan de commissie centraal:

1. Hoe kijkt de commissie in algemene zin naar de evaluatie van HLTsamen? Was dit wat de commissie ervan verwachtte en (op welke manier) brengt deze evaluatie de gemeente Teylingen verder?
2. Hoe kijkt de commissie naar de conclusies die getrokken worden uit de evaluatie van HLTsamen? Herkent de commissie zich in het beeld dat geschetst wordt en geven de conclusies de situatie omtrent HLTsamen voldoende weer?
3. Hoe kijkt de commissie naar de toekomst van HLTsamen, kijkende naar de bevindingen die naar voren komen uit de evaluatie van HLTsamen?
4. Zijn er voor de commissie wezenlijke zaken en/of bevindingen bevestigd en/of gewijzigd naar aanleiding van de evaluatie van HLTsamen?
5. Hoe nu verder?

Op de lijst van ingekomen stukken staan brieven en e-mails gericht aan de gemeenteraad.

Ingediende vragen:

1. Dhr. Derksen (Partij voor Teylingen) over ingekomen stuk 'Raadsinformatiebrief Energieprogramma Holland Rijnland': wil het college gesprekken aangaan met collegabestuurders van andere gemeenten om gezamenlijk zo’n locatie [voor een kernkrachtcentrale] te zoeken? Zie bijgaand de toelichting.

Op de actielijst staan de lopende actiepunten weergegeven met de stand van zaken vanuit het college.
Voor de actielijst en stand van zaken openstaande moties verwijzen we u naar de overzichten:

• Acties en toezeggingen: https://teylingen.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports/Details/6420e995-4efd-4afa-80ed-f392758461dd
• Moties: https://teylingen.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports/Details/c0630b5a-4fdd-4a08-bfb3-787b58e2c543
  Op de raadsagenda planning (RAP) is de planning van de raadsstukken te zien.

Terugkoppeling door de AB -en DB leden van de diverse gemeenschappelijke regelingen (zoals o.a. Holland Rijnland, ISD, Omgevingsdienst, HLT-Samen) over de in de afgelopen periode gehouden AB en DB vergaderingen of bijzonderheden voor aankomende vergaderingen.

Ingediende vragen:

1. Dhr. De Werker (VVD): Wat is de procedure in het geval van een dispuut met betrekking tot het ophalen van huisafval, de grijze container, waarbij de inwoner beweert recht te hebben op de maximale korting en waarbij uit de registratie van de container blijkt dat de inwoner geen recht heeft op een korting of een lager bedrag?