- Locatie
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
- Voorzitter
- Hidde Verhoeve
Agendapunten
-
1
De voorzitter mw. Breuer is afwezig en zal worden vervangen door de heer Verhoeve.
-
2
Bijlagen
Besluit
Akkoord met agenda.
Akkoord met besluitenlijst en werkwijze deze steeds te laten vaststellen.
-
3
- Update werkgeverscommissie over werving griffier
- Ronde tafel gesprek HLT-evaluatie 12 december
Besluit
Dhr. Piket geeft toelichting op de werving nieuwe griffier. Dit is zorgvuldig proces geweest, waar mw. Van Egeraat unaniem als kandidaat is gekozen.
Volgende stap is vormgeven aan stappenplan voor het inwerken nieuwe griffier, En de invulling van de vacature raadsadviseur. Werkgeverscommissie zal de raad blijven informeren.
Dhr Tomassen geeft een toelichting op de evaluatie van HLT-samen. Hij wijst op het belang van de brede aanwezigheid uit Teylingen. Het is nuttig ook de stukken als voorbereiding door te lezen. Zij staan bij de agenda. In de uitnodiging staan de vragen die de kern vormen van het gesprek.
-
4
Bijlagen
Besluit
Wat betreft het raadsvoorstel Stiwa. Het advies van de griffie is het raadsvoorstel wel te agenderen en in een amendement het advies van de commissie te verwoorden. Daarmee wordt de boodschap aan het college sterker. De raad komt daarmee sterker in positie. De griffie zal een voorzet doen samen met de voorzitter van de commissie Welzijn in een onafhankelijke rol.
Agenda verder akkoord.
-
5
- Evaluatie werkwijze begrotingsbehandeling n.a.v. afspraken (zie presidium 6 september 2023)
Bijlagen
Besluit
De werkwijze wordt besproken.
Er wordt gesproken over de volgende punten:
* Interupties in 1e termijn heeft geen toegevoegde waarde (TriLokaal). Andere fracties vinden juist wel prettig (D66). Het maakt het debat wel prettiger om te voeren en te volgen. Hoewel het onderscheid tussen verhelderende vraag en interuptie niet scherp is. De beperking tot 3 interupties was helpend.
* Verzoek Trilokaal om te checken of de cameraopnames wel toegestaan zijn, zonder toestemming raadsleden ikv AVG. I.v.m. het gebruik van de beelden.
* Efficient vergaderd en goed gedebateerd op de inhoud.
* Meerderheid presidium vindt digitaal stemmen niet prettig, omdat het voor mensen met visuele beperking niet goed zichtbaar is en ook niet voor de inwoners thuis. Zichtbaarheid voor wie wat stemt is belangrijk. Er is ook risico op vergissing bij uitbrengen stem. Conclusie: terug naar handopsteken.
* Vraag gemeentesecretaris: Is de technische sessie niet te politiek geworden, omdat er veel collegeleden waren. Conclusie: technische sessie is ambtelijk, aanwezigheid portefeuillehouder financiën is wel wenselijk. -
6
Wegens het aangekondigde vertrek van dhr. Verhoeve per 1 februari 2024 zijn twee vacatures ontstaan: het voorzitterschap van de commissie DEB en de 1e plaatsvervangend voorzitter van de raad. Voorstel aan het Presidium is om uitvraag te doen binnen de fracties over de vervulling van deze vacatures. Inmiddels hebben drie kandidaten zich gemeld bij de griffie en heeft de griffie een procesvoorstel gedaan v.w.b. het invullen van deze functie, zie bijgaand.
Bijlagen
Besluit
Het presidium gaat akkoord met het procesvoorstel. Het presidium besluit bij meerderheid dat een pitch niet nodig is.
Het presidium besluit dat de benoemde commissievoorzitters onderling bepalen wie de 1e, 2e en 3e plv. voorzitter van de raad worden. Dit wordt in een apart raadsvoorstel voorgelegd.
-
7
In het Presidium van oktober heeft de regiegroep twee scenario’s voorgelegd hoe vervolg te geven aan de dilemma’s van het raadsprogramma. Optie 1 was het college te vragen aan de slag te gaan met de dilemma's. Optie 2 houdt in dat de raad één of enkele dilemma’s zelf oppakt en het college verzoekt aan de slag te gaan met de overige dilemma’s. Het Presidium heeft de voorkeur uitgesproken om voor optie 2 te gaan. Afgesproken is dat de regiegroep in het Presidium van november een voorzet doet welke dilemma’s de de raad zelf zou kunnen oppakken. In bijgaande memo presenteert de regiegroep deze voorzet samen met een voorstel hoe het Presidium in januari tot een keuze kan komen en hoe de dilemma’s kunnen worden opgepakt.
Het Presidium wordt gevraagd om:
- Uitvraag bij de fracties te doen welke dilemma’s op te pakken en welke raads- of burgerleden hiermee aan de slag willen gaan;
- In het Presidium van januari een keuze te maken welke dilemma’s op te pakken en hiervoor kleine werkgroepen in te stellen;
- De werkgroepen als opdracht mee te geven tot een startnotitie te komen ter bespreking in de vakcommissie.
Bijlagen
Besluit
Akkoord met het procesvoorstel.
-
8
Om het proces van het indienen van technische vragen te stroomlijnen heeft de griffie een formulier opgesteld. Verzoek daarbij is om technische vragen die betrekking hebben op een raadsvoorstel standaard met de raad te delen. Toelichting en vragen staan in memo en protocol.
Vraag aan het Presidium:
- Kunt u instemmen met de voorgestelde werkwijze technische vragen?
- De technische vragen en antwoorden zijn nu alleen intern zichtbaar. Wilt u, in het kader van maximale transparantie richting de samenleving, ook de vragen behorend bij een raadsvoorstel openbaar zichtbaar maken?
Uitkomst Presidium 25 oktober 2023
In principe akkoord met werkwijze (gebruik format en onderling delen). Er zijn nog vraagpunten met betrekking tot:- Publieke openbaarheid van de antwoorden. Kan dit ook facultatief?
- Beantwoordingstermijn voor 'overige technische vragen'. Voorstel is 5 werkdagen (= 1 week), de organisatie wenst 15 werkdagen (= 3 weken).
Het onderwerp komt in het volgende presidium terug.
Bijlagen
Besluit
Het presidium is akkoord met het voorstel. Raadsleden kunnen zelf bepalen of de vragen en antwoorden openbaar worden voor het publiek. De termijn voor beantwoording van 'overige technische vragen' is bepaald op 15 werkdagen, maar raadsleden kunnen aangeven wanneer iets urgenter is.
-
9
De Partij voor Teylingen gaat graag in gesprek over de mogelijkheid m.b.t. het opnemen van technische sessies. Zodat de gelijke en gelijkwaardige informatievoorziening voor raadsleden gegarandeerd wordt. Hoe staat het Presidium hierin?
Info vanuit de griffie: volgens de huidige lijn worden technische sessies niet opgenomen. Dit bevordert de aanwezigheid en deelname van raads-en burgerleden. Een technische sessie draait om interactie (het stellen van vragen en doorvragen) waarvoor aanwezigheid nodig is. Daar staat tegenover dat raadsleden vaak drukbezet zijn en het handig kan zijn om de sessie achteraf terug te kunnen zien, ook vanuit een gelijkwaardige informatievoorziening.
Besluit
Doorgeschoven naar volgende vergadering
-
10
Dhr. Blom (GroenLinks) wil graag de werkwijze van de ingekomen stukken bespreken m.b.t. onderstaande vragen. Directe aanleiding zijn mails van onduidelijke afkomst die bij de ingekomen stukken van de gemeente terecht zijn gekomen, en op die manier in de openbaarheid zijn gekomen. De inhoud van deze mails was beledigend en beschadigend voor veel mensen.
Vragen:
- Hoe om te gaan met berichten van anonieme afzenders?
- Hoe om te gaan met kwetsende inhoud van berichten?Bijlagen
Besluit
Is doorgeschoven naar volgende vergadering
-
11
(Agendapunt vanuit fractie Trilokaal)
Raadscommunicatie is een belangrijk middel voor ons als Raad om in contact te blijven met inwoners. De cursus Politiek Actief is hier een bekend onderdeel van. Sinds 2016 is de cursus een succesvol middel om inwoners te interesseren voor de lokale politiek. Een behoorlijk aantal (voormalig) raadsleden hebben dankzij de cursus de weg naar de Gemeenteraad gevonden. Trilokaal ziet politiek actief als een belangrijk instrument om inwoners en gemeentepolitiek dichter bij elkaar te brengen.
Begin dit jaar is er vanuit het presidium/de Raad budget beschikbaar gesteld om de komende jaren de cursus weer te houden, te starten met lichtingen in mei en oktober 2023. Dat is niet gebeurd. Van wat we weten heeft de werkgeverscommissie met de Griffie afspraken gemaakt over de prioriteiten in 2023. De fractie van Trilokaal wil daarom met het presidium in gesprek over een aantal onderdelen: waarom is er geen duidelijke communicatie geweest vanuit de werkgeverscommissie hieromtrent? Wat is er nodig om in 2024 de cursus wel te organiseren? En hoe kan de Raad ondersteunen bij de organisatie, ook met oog op capaciteitstekort bij de griffie?
Besluit
Is doorgeschoven naar volgende vergadering
-
12Rondvraag
-
13Sluiting