Presidium

Behandeling kadernota: de auditcommissie gaat in overleg met de secretaris over het proces kadernota/begroting. Dit nav de technische sessie van 27 maart 2023.

Regiegroep 2.0 – Focus vanuit Advies Verkenners.
Samen met de leden Mirjam Mack- van Bellen, Frank Beijk, Edith Alkemade en Lisa Gonzalez is gekomen tot een nieuwe opzet van de regiegroep. Een regiegroep 2.0 die zich richt op het advies van de verkenners (gegeven t.t.v. de informatie). De regiegroep heeft een aantal aandachtspunten en aanbevelingen geformuleerd:
• Blijf in gesprek over de onderlinge verhouding in de raad en de verhoudingen tussen raad en college. Dit gaat over houding en gedrag. Hieruit kunnen spelregels voortvloeien.
De agendacommissie gaat over de structuur; de regiegroep focust op de cultuur.
• Monitor de voortgang raadsakkoord via de reguliere verantwoordingsprocessen zoals de jaarrekening, kadernota en begroting.
• In de regiegroep gaat het niet om inhoudelijke kwesties, maar over de vraag hoe het raadswerk (incl. bijv. de werkbezoeken) het best en het meest efficiënt kunnen worden geregeld. De regiegroep wil met de griffie hierover in overleg.
• De manier waarop de relatie tussen raad en inwoners, ondernemers en belangengroepen kan worden versterkt is opgepakt door de werkgroep Communicatie & Participatie.
Zie voor de verdere uitwerking bijgaande (ambtelijke) notie.
De regiegroep 2.0 pakt deze opdracht op door jaarlijks een bijeenkomst op zaterdag te organiseren waarin:

1. De onderlinge verhoudingen tussen raad/commissie en het college, én tussen de raads- en commissieleden onderling, aan de orde komen.
2. Hoe het functioneren van de raad kan worden versterkt, hoe het dualisme functioneert, en dus op welke manier de raad zich het best kan positioneren in het besluitvormingsproces, zowel lokaal als ook regionaal.
   De regiegroep 2.0 vraagt aan het presidium:
   Om voornoemde uitwerking naar het organiseren van 1x per jaar een raad op zaterdag te onderschrijven en aan het college als opdracht mee te geven:
   • te komen met startnotities van alle benoemde dilemma’s in het raadsprogramma. Deze worden vervolgens voor de juiste commissies uiterlijk in september 2023 geagendeerd en besproken. In de startnotities wordt aandacht besteed aan de inhoudelijke verkenning en eventuele consequenties voor de bedrijfsvoering;
   • rapport uit te brengen over de voortgang van de dilemma’s. En dit op te nemen in de P&C cyclus, met ingang van de begroting 2024;
   • uiterlijk in september 2023 te komen met een actuele en werkbare lange termijn planning waarin de (agenda)punten die op de raad afkomen (inclusief de planning van de acties uit het raadsakkoord/dilemma’s) zijn opgenomen. “Maar vooral is het beschikbaar hebben van een actuele/volledige lange termijn agenda noodzakelijk om als raad/commissies te kunnen functioneren, dit functioneren te versterken, efficiënt te kunnen vergaderen en om tijdig in contact te komen met de achterban c.q. de inwoners van Teylingen. Dit instrument is noodzakelijk om, zoals de verkenners dat noemen, “zich als raad te kunnen positioneren”;
   • communicatie en afstemming over de werkwijze waarop vanuit het college voorstellen aan de raad voorgelegd worden. Dit gaat vooral over de vorm, de wijze waarop en wanneer. Dit aan de hand van recente voorbeelden, zoals de kaders biodiversiteit, stationslocatie/bibliotheek, bomen, maatschappelijke agenda (wat kunnen we daarvan leren);
   • in oktober 2023 een informeel gesprek te organiseren tussen portefeuillehouders en fractievoorzitters over de raadsakkoord. Centraal staat hierin het onderwerp – Hoe kan de raad regie nemen op de ten uitvoerlegging van de inhoud van het raadsakkoord / Hoe komt de raad hier in control? [De concrete monitoring van het raadsakkoord hoort immers in de P&C cyclus.] Dit alles op een informele wijze met als doel het onderlinge gesprek te bevorderen maar ook om in gesprek te gaan met de portefeuillehouders zodat de voortgang kan worden gemonitord.

In overleg met de ambrtelijke ondersteuningsgroep, de binnenhuisarchitecte, de klankbordgroep vanuit de raad en de (bestuurlijke) opdrachtgevers (burg/sec/griffier) is gekomen tot een voorkeursvariant dat verder in uitwerking wordt genomen. Zodra de laatste schets voorhanden is wordt deze nagezonden (waarschijnlijk maandag 3 april 2023) en kunnen de leden van de kbg/tevens presidiumleden hierop een toelichting geven.

Dit punt is geagendeerd op verzoek van de burgemeester.

De leden vanuit de raadswerkgroep Communicatie doen mededeling van de voortang en totstandkoming van het communicatieplan. Dit plan wordt maandag 3 april 2023 nagezonden.

Update 3 april 2023: bijlage is toegevoegd,
De raadswerkgroep Communicatie en Participatie heeft een raadscommunicatieplan opgesteld voor de jaren 2023 – 2026. In het plan wordt beschreven wat raadscommunicatie is, welke doelen we graag willen bereiken en welke activiteiten daarbij passen. Op basis van dit plan zal de griffie in samenwerking met de raadswerkgroep uitvoering geven aan raadscommunicatie. Eventuele suggesties vanuit het Presidium zullen door de werkgroep worden meegenomen.