Presidium

1. Mededeling over persberichten (o.a. op verzoek van afdeling communicatie). 
- Persberichten worden eerst uitgebracht aan de raad en daarna (meestal 2 uren later) aan de pers. Primair is het persbericht gericht aan de pers de raad ontvangt dit vka. 


- Verzoek is om hierover vanuit de raad niet eerder te twitteren of verder door te zetten dan nadat de pers van het persbericht kennis heeft kunnen nemen.


2. Mededeling voortgang aanpassing raadzaal. 
Inmiddels is met de interieurarchitect een stap gezet qua mogelijk verbouwingen en look/feel begane grond bestuurscentrum Voorhout inclusief inrichting raadzaal. Er wordt momenteel druk gerekend qua kosten, naar verwachting kan in de vergadercyclus van juni (via de cie DEB en daarna de raad) een kredietvoorstel worden geagendeerd. 
In de ambtelijk/bestuurlijke voorbereidingsgroep is geconcludeerd dat het nuttig is om het begeleidingsgroepje vanuit de raad nogmaals om advies te vragen  over hoe met het balkon om te gaan (weghalen, gedeeltelijk weghalen of laten zitten).


3. Is er behoefte aan een toelichting/uitleg vanuit de gemeenschappelijke regelingen (zoals Hecht) voor uitleg wat voor gevolgenen de nieuwe Wet op de gemeenschappelijke regelingen heeft op de betrokkenheid/invloed van raden hierop. Doel van de wetswijziging is het vergroten van deze betrokkenheid.

Op 7 juli 2022 heeft de raad besloten wethouder Hooij ontheffing te verlenen van het woonplaatsvereiste voor 1 jaar. Op grond van artikel 36A van de Gemeentewet moet de wethouder ingezetene zijn van de gemeente. De raad kan, voor de duur van een jaar, hiervan ontheffing verlenen. In bijzondere gevallen kan de ontheffing telkens met één jaar, worden verlengd. Wethouder Hooij heeft verzocht om de ontheffing te verlengen met 1 jaar. Voorstel is de raad voor te stellen de ontheffing van het woonplaatsvereiste voor wethouder Heleen Hooij te verlengen met 1 jaar vanaf 1 juli 2023 tot 1 juli 2024.

Op verzoek van FvD bespreekstuk voor de raad.

Agendapunt ontvangen van Joep Derksen: 
Voor het aankomende presidium wil ik graag een agendapunt toevoegen en dat is de wijze waarop vragen door het gemeentebestuur beantwoord kunnen worden, die gaan over het algehele welzijn van de inwoners.


Toevoeging griffie: tijdens de voorzitterstraining is een soort leidraad geschreven over hoe om te gaan met de inzet van raadsinstrumenten. Nu is dit nog een concept stuk maar wellicht wel interessant om mee te nemen in de discussie.

Besproken is het verzoek van Joep Derksen in samenhang met het document in wording van de commissievoorzitters. Het stellen van vragen is altijd welkom, de griffie kan hierin adviseren conform de handreiking in wording.

++Ter bespreking presidium (zie het bijgevoegde memo)++

\- Het college vraagt of u uw gedachten mee wil geven op het geschetste proces.
\- Het college vraagt u om uw input op hoe het debat over de knoppen vorm te geven, zodat het college na het debat richting heeft voor de uitwerking van het dekkingsplan.

Het presidium is op hoofdlijnen akkoord met het proces. Twee wijzigingen in het proces.  technische sessie eind mei/begin juni schrappen.  Technische sessie eind juni verplaatsen naar zo snel mogelijk na verschijnen memo meicirculaire met knoppen (nu voorzien op 16 juni). De griffier gaat een  moment plannen in week 16 juni of de week erna. Verder vraagt het presidium met klem  om bij de definiëring van de knoppen ook het effect op te nemen van de inzet van een knop. Van belang is daarbij aan te geven dat veel bezuinigingen niet direct optreden maar bijvoorbeeld na verloop van een jaar. De werkwijze van de kadernota vergadering zelf wordt geagendeerd voor het volgende presidium. De vergadering heeft het karakter van kaderstellend/richting geven en niet besluitvormend (dat zal plaatsvinden bij de begrotingsraad). Aan de fracties wordt tijdens de kadernotavergadering gevraagd richting mee te geven aan het college over de knoppen waaraan de raad kan draaien (inkomsten verhogen, uitgaven verlagen etc.).

In het raadsprogramma is o.a. aangegeven bij het hoofdstuk  Lokale democratie:
"Participatie gaat over de mogelijkheden voor inwoners*1 om mee te denken en
mee te doen in een vroeg stadium van een initiatief of vanaf het voortraject van
beleids- en projectvorming". Een instrument om hier nadere invulling aan te kunnen geven (naast de participatieverordening die iedere gemeente moet opstellen) is een Quick Scan Lokale democratie. Deze Quick Scan maakt een foto van hoe participanten de lokale democratie zien. Aan de hand van de uitkomsten van de Quick Scan kan een verbeter worden opgesteld ter uitvoering van het raadsprogramma (hoofdstuk lokale democratie).

Kan het presidium zich vinden in de inzet van het instrument QuickScan lokale democratie.
Er zijn geen kosten aan verbonden. Qua tijdsinzet is aangegeven dat van de deelnemers van de begeleidingsgroep in totaal ongeveer 10 uur inzet verwacht wordt en van de respondenten in totaal ongeveer 3 uur.

Meer informatie over de QuickScan is te vinden op https://lokale-democratie.nl/
De Quick Scan Lokale Democratie is een instrument om een 'foto' te maken van de lokale democratie. Raadsleden, collegeleden, inwoners en ambtenaren worden bevraagd aan de hand van een online vragenlijst over hoe ze kijken naar hun lokale democratie. Het gaat vooral om de samenwerking: intern bij de gemeente, maar ook tussen de gemeente en inwoners. Het is dus goed om te weten dat er draagvlak bij de groepen moet zijn om hiermee aan de slag te gaan.
De Quick Scan Lokale Democratie is een kort zelfonderzoek haalt meningen en wensen op is geen waarheidsvinding en niet representatief
is onderdeel van een langer proces (een middel, geen doel op zich) is het begin van een proces van (mogelijke) veranderingen en niet het eindstation

Wat levert het op?
Een rapport met een ‘foto’ van de stand van jullie lokale democratie. Inzicht in wensen en oordelen van raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners. Tips en suggesties voor mogelijke verbeteringen, in de vorm van een verbeteragenda.
Kortom: een prima startpunt om samen te werken aan een beter lokaal democratisch samenspel

Voorstel is om voor de raad van donderdag 1 juni het onderstaande besluit/voorstel te agenderen en op voorstel van de werkgeverscommissie twee personen voor benoeming van de nieuwe Rekenkamer voor te dragen.

besluit:

1. De verordening op de gemeentelijke Rekenkamercommissie Teylingen 2019 in te trekken. Daarmee vervalt de rechtsgrondslag voor de benoeming van de huidige leden en is de Rekenkamercommissie opgeheven. De leden van de Rekenkamercommissie worden bedankt voor hun inzet.
2. Over te gaan tot de instelling van een Rekenkamer conform de nieuwe wet en daartoe de bijgaande “Verordening Rekenkamer Teylingen 2023” vast te stellen.
3. De volgende personen tot lid van de nieuwe Rekenkamer te benoemen:
   a. Mevrouw M. (Ria) Quapp in de functie van voorzitter van de Rekenkamer Teylingen.
   b. Meneer F. (Frans) Haven in de functie van lid van de Rekenkamer Teylingen.
4. De Rekenkamer mee te geven om samenwerking te zoeken met de nieuwe Rekenkamers in de Duin en Bollenstreek indien dit meerwaarde heeft voor Teylingen.

Het presidium kan instemmen met het voorstel. Hamerstuk voor de raad van 1 juni 2023.

In het raadsprogramma is een paragraaf opgenomen over regionale samenwerking. Doel daarvan is om eerder en beter geïnformeerd te worden en meer grip te krijgen op de regionale samenwerking. Immers, een zeer groot deel van de begroting gaat naar regionale samenwerking (uitgaande van een begroting van 90 milj gaat 62% naar gemeenschappelijke regelingen). Het advies van de griffiers van de Duin- en Bollenstreek is om vanuit het perspectief van de raden een werkwijze te ontwikkelen om zo gestalte te geven aan de regionale samenwerking en governance van de verbonden partijen In 2018 hebben de HLTsamen- gemeenten de ‘ Nota verbonden partijen 2018’ vastgesteld als beleidskader voor versterking van de grip op verbonden partijen. Ook is toen als onderdeel van dat besluit aan de griffies gevraagd om de governance van deze verbonden partijen verder uit te werken. Pagina 7 van 8 Hiervoor is het belangrijk om een werkgroep samen te stellen vanuit de 5 betrokken raden. Deze werkgroep bekijkt de mogelijkheden voor een werkwijze (passend bij de regio) werkt een en ander uit tot een voorstel. De griffiers ondersteunen de werkgroep.

Het presidium wordt gevraagd om
1. Een werkgroep te formeren vanuit de 5 raden, waarbij per gemeenten 2 raadsleden worden afgevaardigd.
2. Deze werkgroep de opdracht te geven met een voorstel voor een werkwijze te komen wat betreft regionale samenwerking en governance verbonden partijen vanuit het perspectief van de raden.
3. Het initiatief hiertoe te beleggen bij de griffiers.

Het presidium kan instemmen met het voorstel. Aan de werkgroep vanuit de vijf gemeenteraden doen namens de raad van Teylingen Frank Beijk en Edith Alkemade mee. Edith Alkemade vraagt aandacht voor het presidiumbesluit van september en de daar besproken notitie/gemaakte afspraken om grip op regionale zaken te vergroten. De griffier geeft aan dat deze notitie mede de aanleiding was om op te schalen naar vijf gemeenteraden  in de Duin- en Bollenstreek (immers alle vijf de raden zitten in dezelfde gemeenschappelijke regelingen). Samen sta je sterker en kunnen zaken afgestemd worden cq gezamenlijk aangepakt worden.  Belangrijk daarbij is de koppeling met de notitie evaluatie gemeenschappelijke regelingen. Deze komt binnenkort beschikbaar.