Presidium

Verbouwing raadzaal: programma van eisen is klaar. Eind van het jaar moet het gerealiseerd kunnen worden. Drie punten zijn meegegeven vanuit vorige raad:  sober doch doelmatig (binnen de bestaande oppervlakte/muren) kan balkon eruit, Trouwzaal groter muur flexibel, flexibele inrichting voor flexibel gebruik (bijv burgerberaad in gehele bgg. Met aandacht voor de veiligheid (ingang, publiek niet tussen raadsleden, beveiliger fysiek) wordt meegenomen in het geheel. zo duurzaam mogelijk.
5 mensen (klankbordgroep) vanuit de raad mogen meedenken met de aankleding, vormgeving van de raadszaal/meubilair dit in overleg met de architect.
De brief van Hillegom over het eerdere besluit omtrent samenwerking/samenvoeging rekenkamer is voor kennisgeving aangenomen.
Fractieondersteuners welkom of niet? Als het kan zijn zij altijd welkom, (niet bij vertrouwelijke bijeenkomsten of bijeenkomsten van derden.
De fractieondersteuner ontvangen een maatschappelijke stagevergoeding, Zij sluiten een overeenkomst met de gemeente voor een bepaalde tijd en vallen daarmee onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vwb de werkzaamheden van deze fractieondersteuners. Dat is een andere rechtsverhouding dan als een inwoner aanwezig is bij een bijeenkomst.
Afgesproken is dat de griffie zorgt voor een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de  fractieondersteuners/gemeente. De griffie doet navraag hoe het verzekeringstechnisch zit. Tevens is afgesproken om in de uitnodiging specifiek aan te geven als bij die uitnodiging fractieondersteuners welkom zijn. De griffier wijst erop dat fractieondersteuners primair de fractie ondersteunen, zij hebben geen directe relatie met het raadswerk/het college/de ambtelijke organisatie zoals de burgerleden wel hebben. Je moet ervoor waken dat fractieondersteuners op gaan treden als burgerleden. Anderzijds is het wel een kweekvijver voor de raad.
Joep Derksen vraagt of voor zijn ondersteuner (die om budgettechnische redenen geef formele fractieondersteuner is) ruim omgegaan kan worden met de uitnodigingen etc.
Vwb de raadsagenda: fractieondersteuners hebben geen sharepointaccount en hebben geen toegang tot deze (geheime) informatie. Het is aan de fractie zelf om informatie/uitnodigingen te delen (voor zover mogelijk gelet op de vertrouwelijkheid van informatie/uitnodigingen)

De notitie voor actualisatie van het reglement is besproken. Het presidium kan zich vinden in het voorstel waarbij is meegegeven:

• De mening van inwoners is belangrijk maar heeft meer invloed als dit eerder kan plaatsvinden. Afgesproken is om de inspraak in de raad te verplaatsen naar de fractievergaderingen voorafgaand aan de raad. Bijvoorbeeld door een collectief moment te creëren tussen 1930 en 20.00 uur maar ook de inwoners op de mogelijkheid te wijzen om de fracties te bezoeken. Dit is uiteraard afhankelijk van het onderwerp van inspraak. Deze nieuwe werkwijze wordt duidelijk aangegeven op de site maar ook in de publicaties etc (maak een flyer met daarop uitleg van de nieuwe werkwijze). Doel van deze nieuwe werkwijze is de inwoners zo vroeg als mogelijk te laten participeren in besluitvorming. Idealiter hoeft de raad alleen te controleren of de inspraak in het voortraject bij het college heeft plaatsgevonden, of iedereen is gehoord en wat daarmee is gedaan. Dit ideaalmodel is opgenomen in de nieuwe Omgevingswet en heeft gevolgen voor inspraak in de raadscyclus.
• Voor wat betreft de agendacommissie is in meerderheid gekozen om de huidige werkwijze op te nemen in de verordening: de (cie)voorzitters vormen de agendacie (met advies van de griffie).
  Wel is afgesproken dat er duidelijke richtlijnen moeten komen met een stevig mandaat aan de voorzitters hoe om te gaan met agendering in de commissies:
  o Er komt een stevige deadline voor het indienen van agendapunten zodat cie-voorzitters tijdig kunnen sturen.
  o Agendapunten en het debat in de commissie moeten gaan over een raadsbevoegdheid, voor andere zaken kunnen andere raadsinstrumenten worden ingezet.
  o De indieners van agendapunten moeten voorafgaand aan het vaststellen van de concept commissieagenda aangeven wat de raadsbevoegdheid is, wat is het onderwerp van debat in de commissie. Dit vooraf inkaderen van het agendapunt is nodig om effectief te kunnen debatteren in de commissie.
  Het voorgaande wordt uitgewerkt in de werkwijze zodat er een helder mandaat ontstaat voor de commmissievoorzitters.
• De griffie verwerkt het voorgaande in een nieuw reglement van orde dat aan de raad wordt voorgelegd ter besluitvorming (in de sessie van april ivm gewijzigde wetgeving over de geheimhoudingsbepaling).
• De commissievoorzitters doen voorstellen aan het presidium over werkwijze spreektijden etc. Dit maakt onderdeel uit van de voorzitterstraining.