- Locatie
Trouwzaal, Bestuurscentrum Voorhout
- Voorzitter
- Carla G.J. Breuer
- Agenda documenten
Agendapunten
-
1Opening
-
2
Besluit
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
-
3
Voorstel voor een datum afsluiting politiek jaar: vrijdag 23 juni 2017. Gezocht: meedenkers voor het programma.
- verplaatsing cie BFT 15 maart 2017 naar reserve-avond maandag 20 maart 2017 ivm Tweede Kamerverkiezingen
Besluit
- Afsluiting politiek jaar:
Op 23 juni is de openingsdag van de Kaagweek. Daarnaast spreekt het Presidium de voorkeur uit om de afsluiting na de laatste raadsvergadering te houden.
De jaarlijkse afsluiting vindt plaats op 30 juni 2017. De fractievoorzitters geven namen door van (jonge)"meedenkers" over het programma.
- Verplaatsen commissie BF&T:
Vanwege de 2eKamerverkiezingen wordt de commissie BFT en het presidium van 15 maart verplaatst naar de reserveavond van 20 maart.
- Verkiezingsborden:
De voorzitter laat een poster rondgaan met een afbeelding van de nieuwe voorbedrukte verkiezingsborden. De borden worden a.s. zaterdag geplaatst; ze zijn solide en duurzaam. De resultaten van dit pilot worden met belangstelling afgewacht.
-
4
Besluit
De concept-agenda wordt vastgesteld onder voorbehoud van de besluitvorming in de commissie BF&T. Waarschijnlijk is de motie Digitale Dialoog het enige bespreekpunt.
-
5
Bijlagen
Besluit
De LTA is met de commissievoorzitters, portefeuillehouders en ambtenaren doorgelopen en geactualiseerd. De commissievoorzitters vinden dit prettige werkwijze. Lisse en Hillegom gaan ook op deze manier werken. Het Presidium kan verbeterpunten aan de griffier doorgeven.
Er wordt nog gewerkt aan het Reglement van orde waarin de nieuwe werkwijze wordt opgenomen.
De fractievoorzitters vinden het Reglement een politiek instrument en willen het dit in hun fracties bespreken. De griffier levert een lijstje met discussiepunten aan.
Het Reglement wordt daarna in het Presidium besproken. -
6
De vraag is of op een andere manier omgegaan kan worden met moties "vreemd aan de orde van de dag" (moties over niet geagendeerde onderwerpen). Door enige raadsleden is na afloop van de vergadering van 26 januari en in de dagen daarna, meegegeven of het mogelijk is om af te spreken dat moties "vreemd aan de orde van de dag" eerst geagendeerd worden in een commissie voordat deze ter besluitvorming voorgelegd worden aan de raad.
Besluit
N.a.v. de werkwijze rondom de moties in de vorige raadsvergadering is door verschillende raadsleden de suggestie gedaan om moties eerst in commissie bespreken. Het maakt het instrument moties minder flexibel maar er is dan wel sprake van een betere voorbereiding en komt de effectiviteit, efficiëntie en het debat ten goede.
Het Presidium kan zich hierin vinden, maar vindt dat in urgente en/of actuele situaties er wel de mogelijk moet zijn om moties in te dienen.
De griffie maakt een voorzet waarin het omgaan met moties is beschreven zodat dit in het reglement van orde kan worden opgenomen:
- Uitgangspunt is dat moties eerst geagendeerd worden op de agenda van een vakcommissie en pas daarna op de agenda van de raad,
- Dit behoudens urgente gevallen.
- Naast de urgentie wordt ook de complexiteit afgewogen, is de motie qua complexiteit geschikt om direct in eerste lezing in de raad te behandelen.
- De voorzitter en de griffier geven hierover een advies aan het presidium/de raad.
- De gemeenteraad bepaalt aan het begin van de vergadering, bij de vaststelling van de agenda of de motie urgent is en of dit behandelbaar is qua complexiteit.
- Hierover wordt geen inhoudelijk debat gevoerd maar de indiener geeft uitleg over de urgentie en complexiteit, daarna kunnen de fracties de indiener hierover bevragen en uiteindelijk wordt het al dan niet agenderen van de motie in stemming gebracht.
-
7
In september is gestart met de eerste cursusreeks van Politiek Actief. De 25 beschikbare plaatsen waren snel vergeven zodat een tweede cursusreeks is ingepland voor februari/maart 2017. Het aantal beschikbare plaatsen is gelet op de grote belangstelling uitgebreid van 25 naar 30 personen. Ook deze cursusreeks was snel overtekend. Voor een eventueel vervolg is inmiddels een wachtlijst aangelegd.
Voorstel is om een derde cursusreeks te organiseren. Tevens is het voorstel om de kosten van ProActief voor 2017 te verwerken in de voorjaarsnota. Het gaat daarbij om de kosten van ProDemos van 7.660 euro per cursus, in totaal 15.320 euro. De overige kosten zoals de interne personele inzet en cateringkosten komen uit bestaande budgetten.Besluit
Het Presidium stemt van harte in met het beschikbaar stelen van het gevraagde budget van 2 x 7660 euro in totaal 15.320 euro.
Het Presidium is tevreden over de groeiende animo voor de lokale politiek wat blijkt uit o.m. de interesse voor Gast in de Raad en de Kindergemeenteraad. -
8
In 2012 is de keuze gemaakt om zienswijzen in ruimtelijke procedures niet te anonimiseren. Doel was het creëren van volledige transparantie voor alle betrokken partijen (zowel voor de indieners, voor de aanvragers en voor de overige belanghebbenden). Ook was er een niet onbelangrijke praktische overweging: het werkbaar houden van hoorzittingen met veel insprekers/zienswijzen.
Volgens de jurisprudentie is er nergens in de wet een verplichting opgenomen om zienswijzen in een ruimtelijke procedure te anonimiseren. Een gemeente kan daarvoor kiezen, maar dat is geen verplichting.
Dankzij de doorontwikkeling van gemeentelijke websites, indexering daarvan door zoekmachines en het gebruik van softwarepakketten zoals Ibabs zijn alle besluitvormingstukken op internet terug te vinden. Dit komt de transparantie van het openbaar bestuur ten goede, maar heeft ook enige negatieve aspecten: alle zienswijzen, inclusief de persoonlijke opmerkingen en persoonlijke gegevens zijn en blijven volledig digitaal openbaar en zijn vele jaren later, met een paar muisklikken terug te vinden.
Inmiddels heeft een inwoner verzocht om een in 2014 ingediende zienswijze te anonimiseren omdat er geen nut en noodzaak meer aanwezig is voor het publiceren van adres en andere persoonlijke gegevens. Deze inwoner heeft verzocht om de adres- en andere persoonlijke gegevens te verwijderen van de website/Ibabs.
Ook binnen Google is deze discussie gaande (invoering van het recht om vergeten te worden). In Teylingen kan nagedacht worden of het mogelijk is om zowel te voldoen aan de transparantie van besluitvorming en maar ook of het mogelijk is om tegemoet te komen aan het niet digitaal publiceren van (persoonlijke)gegevens van indieners van zienswijzen. Voorstel is om de griffie te verzoeken hierover, samen met de ambtelijke organisatie, een notitie te schrijven en deze voor te leggen aan het presidium.Besluit
Het presidium verzoekt de griffie in overleg met de vakafdeling cq deskundige op archiefgebied een notie op te stellen en daarin de volgende aspecten te benoemen:
- wat zijn de regels van o.a. de archiefwet maar ook de Gemeentewet/AWB en andere wetten + jurisprudentie;
- kunnen stukken worden geanonimiseerd op de website wanneer de stukken in het archief gaan;
- wat is de reden om te anonimiseren;
- hoe werkt de besluitvorming in de praktijk bij bijv bestemmingsplannen als de zienswijzen volledig geanonimiseerd zijn;
- heeft men het recht om vergeten te worden;
- hoe gaan andere gemeenten hiermee om;
- is de wens van een enkeling reden om de procedure aan te passen.
-
9
Besluit
De heer Covers vestigt de aandacht op de Radenbijeenkomst op 14 maart a.s.
-
10Sluiting